Kişisel Veri Yönetimi modülü, Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (KVKK) ilişkin adımları uygulamak için kullanılır. Kişisel Verilerin korunması Kanunu ile kişisel verilerin sınırsız biçimde ve gelişi güzel toplanması, yetkisiz kişilerin erişimine açılması, ifşası veya amaç dışı ya da kötüye kullanımı sonucu kişilik haklarının ihlal edilmesinin önüne geçilmesi amaçlanır.
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder. Ürün içerisindeki Cari Hesap Kartı bilgileri, İletişim ve Ticari bilgileri alanlarında yer alan; kimlik bilgileri, telefon numarası, adres bilgileri, e-Posta bilgileri gibi bilgilerin tamamı kişisel veri olarak kabul edilir. İlgili işlemler sadece Admin kullanıcılar tarafından gerçekleştirilebilir.
Kişisel Verilerin Yönetimi modülünde,
kişisel veri alanlarını tanımlayabilir,
Kişisel verileri yönetebilirsiniz.
Kişisel Veri Yönetimi Bölümü Menüleri:
Ana Kayıtlar : Kişisel Veri İzin Tanımları
İşlemler : Kişisel Veri İzin Kaydı Düzenleme, Kişisel Veri Anonimleştirme
Raporlar : Kişisel Veri İzin Kaydı Listesi
Kişisel Veri İzin Tanımları
Kişisel Veri İzin Tanımları, Kişisel Verilerin Yönetimi modülünün Ana Kayıtlar menüsü altında yer alır. Ürün içerisindeki Cari Hesap Kartı bilgileri, İletişim ve Ticari Bilgileri sekmelerinde yer alan; kimlik bilgileri, telefon numarası, adres bilgileri, e-Posta bilgileri gibi bilgilerin tamamı kişisel veri olarak kabul edilir.
Kişisel veriden söz edebilmek için, verinin gerçek kişiye ilişkin olması ve bu kişinin de belirli ya da belirlenebilir nitelikte olması gerekir. Kişisel veri, gerçek kişiye ilişkin olup, tüzel kişilere ilişkin veriler kişisel verinin tanımının dışındadır. Dolayısıyla, şahıs şirketi olmayan bir şirketin ticaret unvanı ya da adresi gibi tüzel kişiliğe ilişkin bilgiler kişisel veri sayılmaz.
Kişisel Veri İzni Tanımları ekranında, cari hesap kartında belirlenen kişisel veri alanları listelenir ve listelenen kişisel veri alanlarının firma özelinde hangilerinin kullanılacağının seçimi Veri Kullanım İzni onay kutucukları alanından yapılır. İzni alınacak alanlar belirlendikten sonra belirlenen bu alanlar için izin kaydı düzenlenir.
Kişisel Veri İzin Kaydı Düzenleme
Kişisel Veri İzin Kaydı Düzenleme işlemi seçeneği, Kişisel Veri Yönetimi modülünün İşlemler menüsü altında yer alır. Kişisel Veri İzin Kaydı Düzenleme işlemi şahıs şirketi olan Cari Hesap tanım kartı-KVKK sekmesi içerisinden yapılabileceği gibi İşlemler menüsü altında yer alan toplu işlem ile de düzenlenir.
İşlem filtre seçenekleri aşağıdaki gibidir:
Cari Hesap Türü : Alıcı / Satıcı / Alıcı+Satıcı
Cari Hesap Kodu : Grup / Aralık
Cari Hesap Açıklaması : Grup / Aralık
Düzenlenecek Kişisel Veri İzni : İzin Veriyorum / İzin Vermiyorum
Düzenlenecek İzin Başlangıç Tarihi : Tarih Girişi
Düzenlenecek İzin Bitiş Tarihi : Tarih Girişi
Düzenlenecek İzin İptal Tarihi : Tarih Girişi
Cari Hesap Türü ve Kodu filtrelerinden şahıs şirketine ait cari hesaplar listelenir.
Tamam ile işlem sonlandırdığınızda, filtrede seçimi yapılmış olan cari hesaplar için toplu işlemdeki verilere göre düzenleme yapılır.
Cari Hesap KVKK
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında, şahıs şirketlerinin cari hesap tanım kartlarında KVKK sekmesi aktif olur. Bu alanının görüntülenmesi için Admin kullanıcı ile sisteme giriş yapılmalıdır.
KVKK sekmesinde bulunan alanlarda ilgili cari hesaba özel olarak kişisel veri izin kaydı düzenleme işlemi yapılır.
Kişisel Veri İzni alanı İzin Veriyorum ve İzin Vermiyorum olarak 2 seçeneklidir.
Başlangıç Tarihi alanı öndeğeri cari hesap tanım kartının şahıs şirketi olarak belirlendiği tarihtir, istenirse değiştirilir. Sistemde var olan cari hesap kartlarına düzenle ile girildiğinde izin başlangıç tarihi alanı öndeğeri boş gelir.
Bitiş Tarihi alanı, iznin geçerliliğinin sona ereceği tarihin belirtildiği alandır.
İptal Tarihi alanı, iznin iptal edildiği tarihin belirtildiği alandır.
Anonimleştir onay kutucuğu, Kişisel Veri İzni alanı “İzin Vermiyorum” seçili olduğunda aktif olan bir alandır. Anonimleştirme onayı verilen cari hesabın statüsü “Kullanım Dışı” olur. Alan işaretlendiğinde kaydetmeden önce kullanıcı işlemin geri alınamayacağına dair uyarılır.
Anonimleştirme Tarihi alanına, Anonimleştir onay kutucuğunun işaretlendiği tarih öndeğer olarak gelir.
Cari Hesaba ait Veri Kullanım İzni ve Anonimleştirme bilgileri Cari Hesaplar liste ekranında ilgili kolonlarda belirtilir.
Anonimleştirme Nedir?
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verinin işlenmesi için alınan iznin sona ermesi ve izin bilgileri düzenlenmemiş verilerin anlaşılamayacak ve/veya kullanılamayacak hale getirilmesi için uygulanır.
Alanların anonimleştirilerek silinmiş veri haline gelebilmesi için Ticari Sistem Yönetimi-Genel Parametreler menüsü altında yer alan "Belirlenen kişisel veri alanlarının anonimleştirme işlemi sonrası içeriği" parametresi kullanılır. Bu parametre ile anonimleştirmek istenen alanın değeri belirlenir.
Kişisel Veri Anonimleştirme
Kişisel Veri Anonimleştirme işlemi Kişisel Veri Yönetimi modülü İşlemler menüsü altında yer alır. Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemine Anonimleştirme denir.
Kişisel verinin işlenmesi için alınan iznin sona ermesi ve izin bilgileri düzenlenmemiş verilerin anlaşılamayacak ve/veya kullanılamayacak hale getirilmesi için uygulanır.
Kişisel Veri Anonimleştirme işlemi filtre değerleri aşağıdaki gibidir:
Cari Hesap Türü : Alıcı / Satıcı / Alıcı+Satıcı
Cari Hesap Kodu : Grup / Aralık
Cari Hesap Açıklaması : Grup / Aralık
Anonimleştirme Tarihi : Tarih Girişi
Cari Hesap Kodu ve Açıklaması filtrelerinde, yalnızca izni olmayan ve izin süresi sora eren kayıtlar listelenir.
Anonimleştirme Tarihi alanına işlemin yapıldığı tarih bilgisi öndeğer olarak gelir ancak değiştirilebilir.
Toplu işlem filtre seçimi sonrası işlem başlatıldığında anonimleştirilmek istenen alanın "********" bilgisi ile güncelleneceği ve işlemin bir daha geri alınamayacağı bilgisi ile uyarı verilir.
Alanların anonimleştirilerek silinmiş veri haline gelebilmesi için Ticari Sistem Yönetimi-Genel Parametreler menüsü altında yer alan "Belirlenen kişisel veri alanlarının anonimleştirme işlemi sonrası içeriği" parametresi kullanılır. Bu parametre ile anonimleştirmek istenen alanın değeri belirlenir. Öndeğer olarak "********" bilgisi gelir.
İşlemler menüsü altından toplu işlem olarak yapılan anonimleştirme işlemi Cari Hesap tanım kartı KVKK sekmesinden ilgili cari hesaba özel olarak da yapılabilir.
KVKK Genel Parametreler
Özel Kod \ Yetki Kodu \ Ticari İşlem Grubuna Veri Girişlerinde Kontrol
Özel Kod, Yetki Kodu ve Ticari İşlem Grubu alanlarında manüel veri girişini kontrol etmek için kullanılır.
Yapılacak seçilirse, bu alanlara manüel veri girişine izin verilmez.
Belirlenen Kişisel Veri Alanlarının Anonimleştirme İşlemi Sonrası İçeriği
KVKK kapsamında, Cari Hesap tanım kartları içerisinde anonimleştirilen alanlara gelecek olan değerin belirtildiği parametredir. Öndeğer olarak "********" seçeneği gelir.