Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin bir firmanın toplu olarak yaptığı alımlar birden fazla bölümün ihtiyacını karşılamaya yönelik olabilir. Bu durumda, satınalma işleminin masraf merkezleri ile ilişkisi kurulur ve bu doğrultuda masraf merkezlerine dağılımı gerçekleştirilir.
Herhangi bir hesaba ait hareketin belirli dönemler için önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda masraf merkezlerine dağılımının yapılması proje kayıtları ile kaydedilir. Böylece, hesaplar arası kontroller sağlanır ve uygun raporlar alınır. Projenin bir diğer amacı da, uygulama içinde proje maliyetlerinin takibi ve böylelikle kontrolünün sağlanmasına yönelik veri girişleri ve raporlamanın yapılabilmesidir. Projeler, köprü, baraj inşaatı, gemi, fabrika yapımı ya da bilgisayar programı gibi yüksek maliyetli ve tamamlanması uzun süren işlerdir. Bu anlamda projelerin zamanlama, kalite ve maliyet açısından yoğun bir denetim altında tutulması gerekliliği açıktır. Bunun için herhangi bir masraf merkezinde katlanılan masrafın hangi proje için katlanıldığının sisteme tanıtılması ve bu bilgilerin düzenli olarak raporlanabilmesi önemlidir.
Tüm bu işlemler Genel Muhasebe program bölümünde Ana Kayıtlar menüsü altında yer alan Projeler seçeneği ile gerçekleştirilir. Projeler menü seçenekleri şunlardır:
Ekle : Yeni bir proje eklemek için kullanılır.
Değiştir : Proje tanımlarında değişiklik yapmak için kullanılır.
Çıkar : Proje tanımını silmek için kullanılır. Ancak dağıtım şablonları ile ilişkilendirilmiş proje tanımları silinemez.
İncele : Proje tanımını incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen proje tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.
Kopyala : Seçilen proje bilgilerini bir başka projeye kopyalamak için kullanılır.
Kayıt Bilgileri : Projenin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Tarihçe özelliği ile aynı zamanda tanım üzerinde işlem yapan tüm kullanıcı bilgileri incelenebilir.
Toplu Kayıt Çıkar : Seçilen kayıtları toplu olarak silmek için kullanılır.
Ara : İstenen özellikteki kayda ulaşmak için kullanılır.
Filtrele : Proje tanımları listesini, istenen özellikteki kayıtları içerecek şekilde görüntülemek için kullanılır.
Hesap Özeti : Seçilen proje tanımına ait tutarları aylık toplamlar halinde listeler.
Döviz Toplamları : Proje tanımının işlem dövizi üzerinden toplamlarını listeler.
Hareketler : Proje tanımına ait hareketleri verilen tarih ve filtre koşullarına göre listeler.
Ekstre : Proje tanımına ait hareketlerin borç, alacak ve bakiye toplamlarının işlem bilgileri ile alındığı seçenektir.
Kayıt Sayısı : Kayıtlı proje sayısını görüntüler.
Güncelle : Projeler listesini güncellemek için kullanılır.
Öndeğerlere Dön : Pencere boyutlarını programda tanımlı standart ölçülerle görüntüler.
Kısayol Oluştur : Proje tanımı ve/veya projeler listesi için kısayol oluşturma işlemlerinde kullanılır.
Kısayol Gönder : Oluşturulan kısayolu diğer kullanıcılara e-posta ile göndermek için kullanılır.
Proje Kart Bilgileri
Bir hesap hareketinin belirli dönemler için masraf merkezlerine dağıtımının ne şekilde yapılacağı proje kartları ile kaydedilir. Bu dağılım ilişkisi önceden tanımlı bazı katsayılar yardımıyla kurulabildiği gibi belirli dönem sonlarında tespit edilen dağıtım anahtarları yardımıyla da yapılabilir. Böylece proje maliyetleri zamanında izlenir ve raporlanır.
Proje kartları iki ana bölümden oluşmaktadır. Kartın üst bölümünde yer alan alanlardan Proje kartına ait bilgiler kaydedilir. Kartın alt bölümündeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alanlara bilgiler, yapılan işlemler sonucu otomatik olarak yansır ve değiştirilemez.
Proje Kodu: Proje kayıt kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Proje Adı: Proje tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Özel Kod 1-5: Proje tanımlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, proje tanımlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: Projenin işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanım Dışı" seçiminde ilgili tanım işlemlerde kullanılamaz.
Başlangıç / Bitiş Tarihi: Projenin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtir.
Tarih Kontrolü: Projenin başlangıç-bitiş tarihleri arasında olup olmadığının kontrol edildiği alandır.
İşleme Devam Edilecek seçiminde, tarih kontrolü yapılmaz.
Kullanıcı Uyarılacak seçiminde; fatura,sipariş,irsaliye tarihleri proje başlangıç ve bitiş tarihleri arasında değilse uyarı mesajı alınır ve seçime göre kaydetmeye izin verilir.
İşlem Durdurulacak seçiminde, proje başlangıç ve bitiş tarihleri arasında değilse fatura,sipariş ve irsaliye kaydedilemez.
Proje Sorumlusu: Proje sorumlusunun belirtildiği alandır.
Hesap Durumu Bilgileri: Proje tanım penceresinin bu bölümünde işlemler sonucu aktarılan toplamlar izlenir. Bu alanlara bilgi girilemez ve değiştirilemez. Projeye ait son toplamlar yerel, dövizli tutarları ile borç, alacak ve bakiye kolonlarında izlenir.
Proje - Hesap Özeti
Proje kartına ait borç, alacak ve bakiye toplamları projeler listesinde ya da Proje kartı üzerinde sağ fare düğmesi menüsündeki Hesap Özeti seçeneği ile izlenir. Hesap özeti yerel para birimi ve işlem dövizi üzerinden aylık toplamlar şeklinde alınır. Hesap Özeti penceresi tablo biçimindedir. Tablo satırlarında mali yıl içinde yer alan aylar yer alır. Kolonlarda ise ilgili ay içinde gerçekleşen işlemler sonucunda oluşan borç, alacak, kümülatif bakiye toplam tutarları yerel para birimi cinsinden yer alır. Tablonun alt bölümünde yer alan toplam satırında ise tüm ayların borç, alacak ve bakiye toplamlarına ait bilgiler listelenir.
Proje - Döviz Toplamları
Projeye ait dövizli toplamlar tanım üzerinden ya da projeler listesinden incelenebilir. Bunun için F9-sağ fare tuşu menüsündeki Döviz Toplamları seçeneği kullanılır. Açılan pencerede dövizli toplamlarının alınacağı koşullar filtre seçenekleri kullanılarak belirlenir. Dövizli Hareketler penceresinde yer alan filtre satırları şunlardır:
Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş
İşyeri No. : Tanımlı İşyerleri
Bölüm No. : Tanımlı bölümler
Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık
Muhasebe Hesap Kodu : Grup / Aralık
Fiş Türü : Açılış Fişi / Tahsil Fişi / Tediye Fişi / Mahsup Fişi / Kur Farkı Fişi / Kapanış Fişi
Fiş Durumu : Gerçek / Öneri
Döviz toplamları Tarih Aralığı filtre satırında başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilerek yalnızca bu aralıkta kalan işlemleri kapsayacak şekilde alınır. Fiş Türü filtre satırlarında yapılacak seçimle yalnızca seçilecek fiş türleri ile yapılan hareketleri içerecek şekilde döviz toplamları izlenir.
Döviz toplamları penceresinin üst bölümünde masraf kodu ve açıklaması yer alır. Pencerenin orta bölümünde özel kod bilgisinin yanı sıra, toplamların hangi tarih aralığına ait olduğu izlenir. Dövizli tutarlara ait toplam bilgileri ise satırlarda listelenir.
Tablo satırlarında, her işlem dövizi türüne ait bilgiler ayrı bir satır olarak yer alır. İşlem dövizi, fişlerde kullanılan işlem dövizi türüdür. İşlem dövizi üzerinden borç, alacak ve bakiye toplamları ile birlikte yerel birim ve işlem dövizi üzerinden toplam tutarlar da ilgili alanlarda görüntülenir.
Proje Hareketleri
Proje kartlarına ait hareketleri listelemek için kullanılır. Proje hareketlerine, projeler listesinden ulaşmak için, önce hareketleri listelenecek proje kartı daha sonra sağ fare düğmesi menüsündeki Hareketler seçilir.
Proje kartlarına ait hareketler filtrelenir ve yalnızca istenen koşullara uygun hareketler listelenir. Bunun için Proje Hareketleri penceresinde Filtreler seçeneği kullanılır. Filtre seçenekleri şunlardır:
Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş
İşyeri No. : Tanımlı
Bölüm No. : Tanımlı bölümler
Fiş Türü : Açılış Fişi / Tahsil Fişi / Tediye Fişi / Mahsup Fişi / Özel Fiş / Kur Farkı Fişi / Kapanış Fişi / Enflasyon Muh. Fişi
Fiş No. : Grup / Aralık
Belge No. : Grup / Aralık
Muhasebe Hesap Kodu : Grup / Aralık
Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık
Hareket Türü : Borç / Alacak
İstenen koşullar grup ya da aralık tanımı ile ya da listeden seçim yaparak belirlenir. Koşul belirleme işleminden sonra Devam düğmesi tıklanarak hareketler listelenir.
Proje hareketleri penceresi bir tablo şeklindedir. Tablonun üst bölümünde masraf merkezi kartının kodu ve adı yer alır. Satırlarda ise masraf merkezine ait hareketler şu kolon bilgileri ile listelenir:
Tarih
Fiş Numarası, Fiş Türü, Fiş Özel Kodu
Satır Tutarı
Satır Euro Tutarı
Dağıtım Oranı
Dağıtım Tutarı
Dağıtım Euro Tutarı
Açıklama
İşyeri
Bölüm
Miktar
İşlem Dövizi
İşlem Dövizi Tutarı
Raporlama Dövizi
Muhasebe Hesabı Kodu
Hareket Özel Kodu
Proje hareketleri listesinden fiş bilgilerinde değişiklik yapılabilir, incelemek amacıyla ekrana getirilebilir. Harekete ait fiş bilgilerinde değişiklik yapmak için Değiştir düğmesi, fişi incelemek için İncele düğmesi kullanılır.
Proje Ekstresi
Ekstre, belirli tarihler arasındaki proje hareketlerini toplam tutar ve miktar bilgileri yanında fiş bilgileri ile listeler. Bunun için projeler listesinde ilgili proje seçildikten sonra sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Ekstre seçeneği kullanılır. Ekstre alınış koşulları Filtreler seçeneği ile belirlenir. Filtre seçenekleri şunlardır:
Tarih Aralığı : Başlangıç / Bitiş
Hesap Kodu : Grup / Aralık
Hesap Açıklaması : Grup / Aralık
İşyeri Numarası : Tanımlı işyerleri
Bölüm Numarası : Tanımlı bölümler
Fiş Türü : Açılış Fişi / Tahsil Fişi / Tediye Fişi / Mahsup Fişi / Özel Fiş / Kur Farkı Fişi / Kapanış Fişi / Enflasyon Muh. Fişi
Fiş Durumu : Gerçek / Öneri
Fiş Numaraları : Grup / Aralık
Fiş Özel Kodu : Grup / Aralık
Fiş Yetki Kodu : Grup / Aralık
Hareket Özel Kodu : Grup / Aralık
Dövizli Tutarlar : Raporlama Dövizi / İşlem Dövizi
İşlem Döviz Türü : Döviz seçenekleri
Listelenen hareketler dağıtım detay satırlarından okunur. Projenin ilişkili olduğu her bir dağıtım satırı bir hareket olarak listede yer alır. Proje ekstre bilgileri aşağıdaki kolon bilgileri ile listelenir:
Tarih
Fiş Numarası
Satır Tutarı
Satır Euro Tutarı
Dağıtım Oranı
Dağıtım Tutarı
Dağıtım Euro Tutarı
İşyeri
Bölüm
Miktar
İşlem Dövizi Türü
İşlem Dövizi Tutarı
Raporlama Dövizi Tutarı
Dağıtım işlem Dövizi Tutarı
Dağıtım Raporlama Dövizi Tutarı
Muhasebe Hesap Kodu
Masraf Merkezi Kodu
Hareket Özel Kodu
Filtre koşullarını kaydetmek ve ekstreyi yeniden aynı koşullarda almak için Filtre Kaydet, Kayıtlı filtre dosyasını yeniden kullanmak için Filtre Yükle seçenekleri kullanılır.