517881199062009
 

e Fatura 5 Milyon Kapsamında Temmuz 2020 Geçiş Zorunluluğu Destek Dokümanı

Firma Tanımında e-Fatura Kullanıcı Bilgilerinin Girilmesi

Firmanın e-Fatura sistemini kullanacağı firma tanımı Detaylar penceresinde e-Devlet başlığı altında yer alan e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. 

Firmanın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, Kurum Tipi (Gerçek Kişi / Tüzel Kişi) mutlaka belirtilmelidir. Kurum tipi "Gerçek Kişi" olarak belirlendiğinde, aşağıdaki bilgilerin girilmesi zorunludur:

  • Firma Unvanı

  • Ticari Unvanı

  • Firma adres bilgileri

  • Firma - Gönderici Birim Etiketi

  • Firma - Posta Kutusu Etiketi

  • Firma - e-Mail Adresi

  • Firma - Telefon

  • İşveren Ad, Soyad

  • İşveren TC. Kimlik No.

  • İşveren e-Mail Adresi

Kurum tipi "Tüzel Kişi" olarak belirlendiğinde, aşağıdaki bilgilerin girilmesi zorunludur:

  • Firma Unvanı

  • Firma Ticari Unvanı

  • Firma adres bilgileri

  • Firma - Gönderici Birim Etiketi

  • Firma - Posta Kutusu Etiketi

  • Firma - e-Mail Adresi

  • Firma - Telefon

  • Firma Vergi Numarası

  • Firma Vergi Dairesi

Firmanın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-Faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. Eğer Kontrol Tipi alanında "Firma Bazında" seçilirse, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarının doldurulması zorunludur. "İşyeri Bazında" seçilirse bu alanlar firmaya ait ve e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenen işyerlerinin tanım kartlarında doldurulmalıdır. 


Etiket Mekanizması

Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-Fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir. 


e-Fatura sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta Kutusu'dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir. 


Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi http://www.efatura.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html adresinde yayımlanmaktadır. 


e-Fatura uygulaması kapsamında, kullanıcılar firmalara fatura gönderirken birden fazla etiket kullanabilir; sevkiyat hesabına göre ya da cari hesaba göre gönderim yapabilirler. Etiket bilgisi, Cari Hesap Kartı / e-Devlet sekmesinde yer alan Etiket Bilgisi alanında yapılan seçim doğrultusunda geçerli olur; şöyle ki, 


Etiket Bilgisi alanında Cari Hesap seçimi yapıldığında, e-Fatura gönderiminde ilgili cari hesap kartında bulunan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi kullanılır. Cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında "Cari Hesap" seçili ise posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur. 


Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında, kullanıcı ilgili firmaya e-Fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında "Sevkiyat Adresi" seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.

Cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında "Sevkiyat Adresi" seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.


e-Fatura kaydında seçilen cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise ve etiket bilgisi "Sevkiyat Adresi" olarak belirlenmişse, fatura Detaylar sekmesinde yer alan Sevkiyat Adresi alanının doldurulması zorunludur.

Firma Web Adresinin Girilmesi

Sistem İşletmeninde "Yönetim / Firmalar" yolu ile açılan Firma Tanımları ekranında "Detaylar" butonu ile açılan pencerede Firma Bilgilerinde firmanın Web adresi girilir. 


Bu alan e-Fatura için seçimli olan bir alan olduğu için e-Faturalarda bu alanın doldurulması zorunlu değildir.

İşyerlerinin e-Fatura Kullanıcısı Olarak Belirlenmesi

Firmanın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi halinde, e-Faturaların firma ya da işyeri bazında gönderilip alınacağı Kontrol Tipi alanında belirlenir. Eğer Kontrol Tipi alanında "İşyeri Bazında" seçilirse, e-Fatura kullanacak olan işyerleri, firmaya ait işyeri tanımlarında Detaylar penceresinde / e-Devlet sekmesinde yer alan "e-Fatura Kullanıcısı" alanı işaretlenerek belirlenir. Bu durumda, Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarının doldurulması zorunludur. (Bkz. Etiket Mekanizması) 

e-Fatura Kayıt Numaralama Şablonlarının Tanımlanması

Fatura Numarasının GİB' in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri asında e-Fatura başlığı ile yer almaktadır. 


Bu şablonda Fatura No için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. Numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir.


Sabit 3 karakter : "GID"

Sabit 4 karakter yıl seçimli : YYYY

Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.


e-Fatura Sistemi ile Çalışan Alıcı ve Satıcıların Belirlenmesi

Cari Hesap Kartı / e-Devlet sayfasında cari hesabın e-Fatura kullanıcısı olduğu e-Fatura Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. (Bu seçenek, çalışılan firmanın e-Fatura kullanıcısı olması halinde aktif olur.) e-Fatura uygulamasını ne şekilde kullanacağı ise Senaryo başlığı altındaki Temel ya da Ticari seçeneklerinden birisi seçilerek belirlenir.


Cari hesabın e-Fatura kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, e-Fatura alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileri Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarından doldurulur. Bir fatura kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.


Etiket Bilgisi alanında Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında ise, kullanıcı ilgili firmaya e-Fatura gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-Fatura kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında "Sevkiyat Adresi" seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur. 

Cari hesabın e-Fatura kullanıcısı olması durumunda, Vergi Numarası ve Ülke Kodu alanları mutlaka doldurulmalıdır. Bu bilgiler girilmeden cari hesap tanımı kaydedilmeyecektir. 

e-Fatura Cari Hesap Kontrolü

Cari hesap kartı eklendiğinde kartta girilen vergi kimlik numarasına bakılarak ilgili cari hesabın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol etmek için Finans parametrelerinde yer alan "e-Fatura - Cari Hesap Kontrolü" parametresi kullanılır. Kontrol sonucu ekrana gelen pencerede "Cari Hesapları Güncelle" seçeneği tıklandığında, ilgili cari hesap kartındaki e-Fatura bilgileri otomatik olarak güncellenir. 


Bu parametre kullanılmadan manuel olarak da e-Fatura kontrolü yapılabilir. Bunun için Cari Hesap Kartı F9 menüde yer alan e-Fatura - Mükellef Kontrolü seçenekleri kullanılır.

e-Fa