Bir cari hesaba ait borç, alacak, ödeme ve tahsilat işlemleri, Logo uygulaması içinde "Borç Takip" sistemi ile izlenir ve kontrol edilir. Cari hesapla ilgili her türlü ödeme ve tahsilat hareketleri borç takip sistemine yansır. Borç takip penceresi ile cari hesaba ait borç ve alacak tutarları, ödeme/tahsilat tarihleri izlenir ve borç kapama işlemleri çeşitli yöntemlere göre gerçekleştirilir.
Borç Takip Penceresi
Borç Takip penceresi, bir cari hesaba ait borç ve alacakların vade tarihi yada işlem tarihi (fatura tarihi, çek giriş tarihi vb.) sırasına göre listelendiği ve bu borç ve alacaklar üzerinde borç kapama, geri alma, takipten düşme vb. işlemlerin yapılabildiği bir araçtır.
Bir cari hesaba ait borç takip penceresi ekrana geldiğinde, o cari hesaba ait işlemler döviz türlerine bakılmaksızın aynı pencerede Tarih, Fiş No, İşlem (fatura, çek vb.), Borç, Alacak, Bakiye, Belge Numarası, Ticari İşlem Grubu, İhtar, Vade Farkı, Satış Elemanı, Özel Kod, Devir İşlem Tarihi, İşyeri ve İthalat/İhracat Dosya Kodu kolonlarıyla listelenirler.
Pencerenin sol alt köşesindeki alanlardan yada F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan seçenekler ile cari hesaba ait borç ve alacaklar çeşitli yöntemler arasından yapılan seçime göre kapatılır.
Farklı döviz türleri ile işlemlerin birbirlerini kapatabilmeleri için, cari hesap tanımında "Ödeme İzleme" alanında "Değişik Dövizli İşlemlerle" seçilmelidir. Bu seçim yapıldıktan sonra Borç Takip penceresinde döviz türlerine bakılmaksızın listelenen hareketler birbirini kapatabilecektir. Cari hesap tanımlarında bu seçim yapıldıktan sonra açılan borç takip penceresinde yer alan birbirinden farklı dövizlerle yapılmış işlemler kendi aralarında kapatılabileceklerdir.
Borç takip ekranında işlem dövizi üzerinden kesilen fiş olması durumunda, ilgili fiş için borç kapama yapılırken hangi kur bilgisinin dikkate alınacağı Finans Parametreleri'nde yer alan Borç Kapamada Dikkate Alınacak Kur parametresine göre belirlenir. Günün Kuru seçiminde, işlem dövizli fiş için borç kapama yapılırken hesaplama o anki kur bilgisine göre yapılır. Fişin Kuru seçiminde, işlem dövizli fiş için borç kapama yapılırken hesaplama ilgili fişin kesildiği tarihteki kur bilgisine göre yapılır.
Verilen proforma faturalar dışındaki tüm fatura türleri borç takipte dikkate alınır. Fatura geneline ya da satırdaki işleme ödeme planı bağlanmışsa, fatura, Borç Takip penceresinde ödeme sayısı kadar parçalara ayrılarak yer alır. Tarih kolonunda her ödeme için hesaplanan ödeme tarihi görülür. Ödeme planına bağlı olmayan faturalar Borç Takip penceresinde tek bir satır olarak listelenir. Faturalar Borç Takip penceresine kapanmamış işlem olarak yansır.
Herhangi bir ödemeyle kapatılan ya da bir kısmı kapanan işlem satırları bir bağlaçla birbirine bağlı olarak listelenir. Böylece hangi ödeme ya da tahsilatın hangi işlemi kapattığı, kapatılan ve kalan tutar bilgileri ile izlenir.
Borç Takip penceresinin yapılan işlemler sonunda otomatik olarak açılması ve kapatma işlemlerinin yapılması sağlanabilir. Bunun için, Ticari Sistem Finans Parametreleri'nde yer alan Borç Kapama Penceresi filtresi kullanılır. Bu filtre satırı, Faturalar, Cari Hesap İşlemleri, Çek/Senet Bordroları, Banka Havale, Kasadan Ödeme / Tahsilat seçeneklerini içerir. Fiş kaydedilir kaydedilmez Borç Takip penceresinin açılacağı işlemler seçilir.
Borç takip penceresinden, cari hesabın işlem sayısı ile toplam borç, alacak ve bakiye bilgilerini almak mümkündür. Bunun için Toplamlar seçeneği kullanılır. Toplamlar ile o ana kadar ki işlem sayısı, bu işlemler sonucunda oluşan borç, alacak ve bakiye toplamları görüntülenir.
Doküman İzleme Numarası alanına alış ya da satış faturalarına bağlı ödeme hareketleri için ilgili faturanın doküman izleme numarası aktarılır ve değiştirilemez.
Borç takip penceresinin alt bölümünde ödeme detayları listelenir ve bu alanlara bilgi girilemez. Borç Ortalama Vade, Borç Ortalama Gün, Alacak Ortalama Vade ve Alacak Ortalama Gün alanları açıkta kalan işlemlerin ortalama vadesinin görüntülendiği alanlardır. Ortalama vade hesabı borç/alacak tutarları ve günleri için ayrı ayrı hesaplanır. Borç takip penceresinde işaretlenmiş bir veya birden fazla satır varsa, yalnızca seçilen satırların ortalama vadeleri hesaplanır.
Ortalama Vade Hesabı
İşlem Tarihi + ((İşlem Tarihi – Vade Tarihi ) * Tutar 1) + ((İşlem Tarihi –Vade Tarihi ) * Tutar 2) + ..... n / Tutar1 + Tutar2 + ... Tutarn
Tanımlar
Cari Hesap: Firmanın çalıştığı alıcı ve satıcı firmalar ile borç/alacak ilişkisi içinde olduğu diğer firmalardır.
Cari Hesap İşlemleri: Cari hesaplara ait faturalar, nakit ödene ve tahsilatlar, çek ve senet işlemleri, borç ve alacak dekontları gelen ve gönderilen havaleler vb. işlemler cari hesap işlemleridir.
Ödeme Tahsilat Hareketleri: Satıcı firmalara yapılan ödemeler ile alıcı firmalardan yapılan tahsilatlar, ödeme tahsilat hareketi olarak adlandırılır.
Borç Takip Penceresi: Cari hesaplara ait işlemlerin tutarları ile listelendiği ve hangi işlemin yapılan hangi ödeme ya da tahsilatla kapatıldığının izlendiği borç kapama işlemlerinin yapıldığı penceredir.
İşlem Tarihi: İşlemin yapıldığı günün tarihidir.
Vade Tarihi: Çek ya da senetle yapılan ödemelerde, çekin ya da senedin ödeneceği tarihi belirtir.
Ödeme Planı: Borç ya da alacakların hangi tarihlerde hangi tutarlarla ödeneceğini, erken ya da geç ödemelerde uygulanacak faiz oranlarının belirlendiği planlardır.
Erken Ödeme: Belli bir plana göre yapılacak ödemelerde, ödemenin vadesinden önce yapılmasıdır.
Geç Ödeme: Belli bir plana göre yapılacak ödemelerde, ödemenin vadesinden sonra yapılmasıdır.
Vade Farkı: Belli bir ödeme planına göre kapatılan işlemlerin, vade tarihinden önce ya da sonra kapatılması durumunda hesaplanan tutardır.
Referans Tarihi: İşlemlerin valörü, gün olarak hesaplanırken başlangıç noktası olarak hesaba katılacak tarih.
Borç Takip Sistemini Etkileyen Sistem Parametreleri
Borç Kapama Penceresi: Ticari Sistem Yönetimi / "Finans Parametreleri" bölümünde yer alır. Borç Kapama Penceresi filtresi şu seçenekleri içerir:
Faturalar
Cari Hesap İşlemleri
Çek / Senet Bordroları
Banka Havaleleri
Kasadan Ödeme / Tahsilat
Burada yapılan seçime göre, işlemler kaydedildiğinde ilgili cari hesaba ait Borç Takip penceresi otomatik olarak açılır ve istenirse borç kapama işlemi gerçekleştirilir. Fişler kaydedildikten hemen sonra Borç Takip penceresinin otomatik açılması istenmiyorsa bu parametre kullanılmaz; fiş listesinde ilgili fişin üzerinde F9 menüsünde yer alan "Borç Takip" seçeneği kullanılır. Birden fazla satırı olan cari hesap fişleri ve banka havale fişlerinde birden çok cari hesap olabileceği için, bu fişleri kayıt ettikten sonra Borç Takip penceresi otomatik olarak görüntülendiğinde öncelikle bu cari hesaplar satırlar halinde listelenirler. Hangi cari hesaba ait Borç Takip penceresi görülmek isteniyorsa o satır üzerinde Borç Takip seçeneği ile ilgili cari hesaba ait Borç Takip penceresine ulaşılabilir.
Faturada Ödeme Hareketleri: Ticari Sistem Yönetimi / "Satınalma Parametreleri" ve "Satış/Dağıtım Parametreleri" bölümünde yer alır. Parçalı ve Ortalama olmak üzere iki seçeneklidir. Bu alanda yapılan seçime göre, faturaya ait ödeme hareketleri penceresi görüntülendiğinde ödeme işlemleri parçalı ya da ortalama olarak izlenir. Ödeme hareketleri için yapılan seçim Borç Takip penceresine yansır. "Ortalama Ödeme" seçildiğinde cari hesaba olan borç yada alacak Borç Takip penceresinde tek satır olarak görünür.
Parçalı: Satış ya da satınalma faturası ile ödeme planı ilişkilendirildiğinde, ödeme planında tutar için tanımlanmış olan ödeme sayısı ve vade tarihlerine göre, fatura tutarı parçalanarak birden fazla borç/alacak hareketi şeklinde ödeme / tahsilat hareketlerine kaydedilir ve borç takip işlemlerinde bu şekilde görüntülenir.
Ortalama: Satış ya da satınalma faturası ile ödeme planı ilişkilendirildiğinde, ödeme planında tutar için tanımlanmış olan ödeme sayısı ve bunların vade tarihleri göz önüne alınarak, ağırlıklı ortalama yöntemine göre fatura tutarının tamamının ödenmesi için gerekli ortalama vade tarihi bulunur ve alım ya da satış faturası ödeme / tahsilat hareketlerine bu vade tarihinde tek parça alacak ya da borç hareketi olarak kaydedilir ve borç takip işlemlerinde bu şekilde görüntülenir.
Bordro Ödeme Hareketleri: Ticari Sistem Yönetimi / "Finans Parametreleri" bölümünde yer alır. Parçalı seçiminde, bir çek/senet bordrosunun satırlarında yer alan çek/senet hareketlerinden her biri kendi vade tarihinde ayrı bir borç veya alacak hareketi olarak ödeme / tahsilat hareketlerine kaydedilir ve Borç Takip penceresine bu şekilde yansır. Ortalama seçiminde, bir çek/senet bordrosunun satırlarında yer alan çek/senet hareketlerinin tutarlarına ve vade tarihlerine bakılarak ağırlıklı ortalama yöntemine göre bordro tutarının ortalama vadesi hesaplanır. Çek/senet bordrosu toplam tutarı ve ortalama vadesi üzerinden tek borç veya alacak hareketi olarak ödeme / tahsilat hareketlerinde yer alır. Borç takip işlemlerinde bu şekilde görüntülenir.
Borç kapama penceresi: Faturalar / cari hesap işlemleri / Çek senet bordroları / Banka havaleleri / Kasadan ödeme tahsilat hareketleri Borç takip penceresinde cari hesaba ait faturalar, çek/senetler banka havaleleri, kasa ve cari hesap fişleri ile yapılan ödemeler, yerel para birimi veya işlem dövizi bilgileri ile izlenir. Bu pencerelere cari hesaplar listesinden veya cari hesap işlemleri listesinden bir tuşa basılarak ulaşılabildiği gibi, bu parametre kullanılarak istenen işlem türleri kaydedildikten sonra otomatik olarak açılması da sağlanabilir. Burada borç kapama penceresinin, hangi işlem türleri kaydedildikten sonra açılması isteniyor ise o işlem türü işaretlenir.
Borç Takipte Kapatma İşlemleri
Cari hesaba ait borç ve alacakların kapatılması işlemi için, Borç Takip penceresinde ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Borç kapatma seçenekleri şunlardır:
Kapat
Çoklu Kapat
FIFO Kapat
Otomatik Kapat
Kapat: Bu seçenekte istenen işlem, kullanıcının seçeceği başka bir işlemle kapatılır. Kapatılacak olan işlem seçildikten sonra, bu işlemi kapatacak olan karşı işlem seçilir. Karşı işlem seçildikten sonra ekrana gelen "Kapatılacak Tutar" penceresindeki miktar otomatik olarak işlem tutarı olarak gelir, ancak manuel olarak değiştirilebilir. Bu seçenekle aranan fişin bir kısmı daha önceden kapatılmışsa, cursor aranan fişin ilk parçasına gider. Kalan tutar başka bir işlem ile kapatılabilir.
Çoklu Kapat: Borç Takip penceresinde, kullanıcı tarafından belirlenen birden fazla hareketin birbirini kapatması isteniyorsa bu seçenek kullanılır. "Çoklu Kapat" seçeneği Borç Takip penceresinde sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Çoklu kapatma işleminde, kapatılacak hareketler işaretlenerek seçilir. İşaretlenen hareketler arasında FIFO yöntemine göre kapatma yapılır.
Bu alanın görüntülenebilmesi için cari hesap kartı / Ticari Bilgiler sekmesindeki "Ödeme İzleme" alanında "Değişik Dövizli İşlemlerle" seçiminin yapılmış olması gerekir. Yani vade tarihine göre ya da işlem tarihine göre (FIFO Borç Kapamada Dikkate Alınacak Tarih parametre satırında yapılan seçim doğrultusunda) küçükten büyüğe doğru sıralı olan borç hareketleri ve alacak hareketleri bu sıraya uygun olarak birbirini kapatır.
Otomatik Kapat: Bu seçenekle pencerede yer alan tüm hareketler FIFO mantığına göre kapatılır. Daha önceden bazı hareketler kapatılmış ise kalan hareketler arasında kapama yapılır. Vade tarihine göre küçükten büyüğe doğru sıralı olan borç ve alacak hareketleri bu sıraya uygun olarak birbirini kapatır. Burada vade tarihi sırasının yanı sıra işlemlerin türleri de kapama öncelikleri açısından önemlidir. Örneğin nakit işlemleri ve çek/senet işlemleri faturaları kapatır vb. otomatik kapama yapıldığı sırada daha önce kullanıcı tarafından kapatılmış hareketler varsa, o hareketlerin durumu bozulmaz ve diğer işlemler arasında FIFO kapama yapılır.
Grup Şirketi Bazında Borç Takip / Borç Kapama İşlemleri
Borç Takip ekranı, grup şirketi üzerinden açıldığında bu gruba bağlı tüm cari hesapların borç alacak hareketleri izlenebilmektedir.
Borç kapama işlemi yapılmak istendiğinde, işlemler arasında cari hesap kod kontrolü yapılmakta ve farklı cari hesaplara ait hareketlerin birbirini kapatması engellenmektedir.
Aynı gruba bağlı olan cari hesap borç işlemlerinin gruba dahil diğer bir cari ile kapatılabilir olması ve grup şirketine bağlı cari hesapların cari hesap kod kontrolü yapılmaksızın cariden bağımsız kapatılabilmesi için, en üstte yer alan grup şirketi cari hesap tanımında Ticari Bilgiler tabında yer alan "Borç Takip İşlemleri Grup Şirketi Bazında Yapılacaktır" ve Risk Bilgileri tabında yer alan "Risk İşlemleri Grup Şirketi Bazında Yapılacak" seçenekleri işaretlenmelidir.
Örneğin,
A cari hesabı ve B cari hesabı G grup şirketine dahildir. Kullanıcı, A cari hesap kartı üzerinden Borç Takip penceresine ulaşıp buradan A cari hesabına ait işlemler için borç kapatma gerçekleştirebilir. B cari hesabı için de aynı şey söz konusudur. Kullanıcı, G grup şirketi borç takip ekranını açtığında, hangi işlemlerin A cari hesabından, hangi işlemlerin B cari hesabından geldiğini görebilir. Cari hesapların risk kontrolü grup şirketi bazında yapılıyor ise, A cari hesabının bir işlemi B cari hesabının bir işlemiyle kapatılabilir. Karşı işlem kısmında borcun hangi cari hesap işlemi ile kapatıldığı yer almaktadır. Kullanıcı A cari hesabı için Borç Takip ekranını açtığında, işlemin kapatıldığını ve karşı işlem kısmında hangi cari hesabın işlemiyle kapatıldığını görecektir.
Grup şirketi üzerinden Borç Takip penceresi açıldığında, listelenen carilerin bağlı oldukları en üst grup şirketinin Ticari Bilgiler tabındaki "Borç Takip İşlemleri Grup Şirketi Bazında Yapılacaktır'' kutusu işaretli ise, A cari hesabının işleminin B carisinin işlemleriyle kapatılmasına izin verilir, aksi halde kullanıcı, "Borç takip işlemleri cari hesap bazında yapılıyor, farklı cariler seçemezsiniz.'' hata mesajıyla uyarılır.
Borç Takip ekranındaki, "FIFO Kapat" işlemlerinde normal "Kapat" işleminde olduğu gibi tüm cari hesapların işlemlerine bakılır, tarih ve saatlerine göre en önce yapılan işlem baz alınır.
Ayrıntılı Tahsilat Listesi, Ayrıntılı Ödeme Listesi, Borç Takip , Özet Adat, Borç Yaşlandırma ve Borç Dağılım raporlarında da borç kapama yöntemi olarak "Kapatılmamışlar Kapatılacak" ya da "Tümü Kapatılacak" seçilmişse grup şirketine bağlı olan cari hesaplar arasında kapama yapılabilir.
Örnekler:
Cari Hesap ve Grup Şirketi Borç Takip İşlemleri
Cari hesap bir grup şirketine dahil ise Ticari Bilgiler tabında seçilmelidir. Kullanıcı Ticari Bilgiler tabında, "Borç Takip İşlemleri Grup Şirketi Bazında Yapılacaktır" seçeneğini işaretler. Cari hesap kartı üzerinden Borç Takip ekranını açılır ve borç kapama işlemleri gerçekleştirilir. Bağlı olduğu grup şirketi üzerinden bir cari hesabın borcu başka bir cari hesabın alacağı ile kapatılır.
Cari Hesap ve Grup Şirketi Borç Takip İşlemleri
Kullanıcı Ticari Bilgiler tabında, "Borç Takip İşlemleri Grup Şirketi Bazında Yapılacaktır" seçeneğini işaretlemez. Cari hesap kartı üzerinden Borç Takip ekranını açılır ve borç kapama işlemleri gerçekleştirilir. Cari hesabın bağlı olduğu grup şirketi üzerinden Borç Takip ekranı açıldığında farklı bir cari hesap için kapama işlemi gerçekleştirilemez.
Grup Şirketi Altında yer alan Cari Hesaplar Arasında Borç Aktarım işlemleri
Aynı grup altında yer alan şirketler arasında borç aktarımı yapılabilir. Bunun için Borç Takip penceresinde yer alan “Borcu Aktar” seçeneği kullanılır. Aktarılacak borcun ait olduğu cari hesap ile aynı grup şirketi altında yer alan cari hesaplar listelenir. Borcun aktarılacağı cari hesap seçilir. Aktarım işlemi sonucunda virman fişi program tarafından oluşturulur. Oluşturulan fişin hangi tarihe ait olacağı Finans Parametreleri'nde yapılacak seçimle belirlenir. Aktarılan işlem tarihi seçiminde oluşan virman fişine aktarılan borca ait işlem tarihi aktarılır.
Borcun aktarıldığı tarih seçiminde ise borç aktarımının yapıldığı tarih aktarılacaktır.
Borç Takip Penceresi Menü Seçenekleri
Borç Takip penceresinde ve sağ fare menüsünde yer alan menü seçenekleri şunlardır:
Geri Al: Bu seçenek, kapatma işlemini iptal etmek için kullanılır. İmlecin üzerinde bulunduğu kapama işlemi geri alınır.
Karşı İşlem: Borç Takip penceresinde hangi hareketin hangi hareketi kapattığı karşı işlem seçeneği ile izlenebilir. Kapatılan işlemler üzerindeyken pencere üzerinde karşı işlem alanında işlemi kapatan fişin tarihi, numarası, türü ve fiş toplam tutarı listelenir.
Bul: Borç Takip penceresinde istenen hareketin bulunması için kullanılır. Açılan pencerede aranan fişe ait bilgiler girilir.
Toplamlar: Borç Takip penceresinde sağ fare menüsünde yer alır. Cari hesabın o ana kadar ki işlem sayısı ile bu işlemler sonucunda oluşan toplam borç, alacak ve bakiye bilgilerini görüntülemek için kullanılır. Bu penceredeki bakiye bilgisinin cari hesaplar listesindeki cari hesap bakiyesi ile birebir olması şarttır.
Filtrele: Borç Takip peceresinde yer alan hareketleri filtrelemek ve bu koşullara uygun hareketleri listelemek için "Filtrele" seçeneği kullanılır. İşlem Tarihi, Vade Tarihi, İşyeri, Bölüm, İşlem Döviz Türü, Ticari İşlem Grubu seçenekleri kullanılarak filtreleme yapılır. "Kapanmamış Hareketler" filtre satırında yapılan seçime göre listelemede sadece kapanan hareketlerin görüntülenmesi sağlanabilir.
Takipten Düş: Cari hesaba ait borç takibinde, ödeme hareketlerinden herhangi birisi takip dışı bırakılmak istendiğinde, sağ fare menüsünde yer alan "Takipten Düş" seçeneği kullanılır. Açılan pencerede takipten düşülecek borç/alacak bilgileri (işlem no, işlem tarihi ve türü), toplam tutar ve takipten düşülecek tutar bilgileri ile kapatma işlemi bilgileri yer alır (fiş numarası, tarih, açıklama). Kapatma işlemi bilgileri takipten düşülecek olan hareket için oluşturulacak borç/alacak dekontu bilgileridir. Tarih alanına işlem tarihi öndeğer gelir; istenirse değiştirilebilir.
Borç Takip İşlemlerinde Vade Farkı Hesaplaması
Borç takip penceresinde borç bakiyeli hareketler için vade farkının hesaplanması ve istenirse hesaplanan bu vade farkı için verilen vade farkı faturası kaydedilmesi mümkündür. Bunun için Borç Takip penceresinde F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan Vade Farkı Hesapla seçeneği kullanılır.
Açılan vade farkı hesaplama penceresinde, işlem için vade farkının ne şekilde hesaplanacağı filtre seçenekleri kullanılarak belirlenir. Bu filtre seçenekleri şunlardır:
Borç Kapatma Tarihi : Tarih girişi
Döviz Türü : Döviz türleri
Güncelleştirme : Güncel / Borç Kapama
Borç Kapatma : İşlem Yapılmayacak / Kapanmamışlar Kapatılacak / Tümü Kapatılacak
İşlem Tarihi : Tarih girişi
Faiz Oranları : Cari Hesap Kartından Okunacak / Hareketlerden Okunacak
Borç Kapama Tarihi filtresi "Güncelleştirme" filtre satırında "Borç Kapatma" seçildiğinde dikkate alınır. Bu filtrede verilen tarih itibariyle tüm işlemler kapatılır.
Döviz Türü: Cari hesaba ait hangi işlem döviziyle yapılmış işlemlere vade farkı uygulanmak isteniyorsa o döviz türü seçilir.
Güncelleştirme:
Güncel
Borç Kapatma
Bu filtrede Güncel seçeneği seçilirse, borç takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınır. Borç Kapatma filtresi seçildiği zaman ise rapordaki "İşlem Tarihi" filtresindeki tarih itibariyle ve "Borç Kapama" filtresindeki seçime uygun olarak tüm işlemler kapatılır ve oluşan bakiye, aynı tutarda ters bir satır ile sıfırlanır.
Borç Kapama:
İşlem Yapılmayacak
Kapanmamışlar Kapatılacak
Tümü Kapatılacak
Bu filtrede İşlem Yapılmayacak seçeneği ile Borç Takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınması sağlanır. Kapanmamışlar Kapatılacak seçeneği seçilirse, Borç Takip penceresinde kapatılmamış olan tüm işlemler kapatılarak rapor alınabilir. Tümü Kapatılacak seçeneği seçildiğinde ise Borç Takip penceresindeki kapatma hareketleri dikkate alınmadan FIFO yöntemine göre tüm hareketler kapatılır.
İşlem Tarihi: Öndeğer fişe girilen tarih gelir.
Faiz Oranları: Vade farkı hesaplanırken dikkate alınacak faiz oranlarının belirlenmesinde kullanılır. Bu filtre satırı iki seçeneklidir:
Cari Hesap Kartından Okunacak
Hareketlerden Alınacak
Yapılan seçime göre faiz oranları dikkate alınır.
Grup şirketine dahil olan cari hesapların Borç Takip ekranında karşı hesap alanında yer alan Cari Hesap No. alanı, aynı grup içerisinde yer alan cari hesapların borç işlemlerini karşılıklı kapatması sonucunda borcu kapatan cari hesap bu alanda yer alır.
Ödeme / Tahsilat Planları (Borç Takip)
Borç Takip penceresinde listeleme vade tarihine göre yapılmaktadır. Vade tarihi, işlemde kullanılan ödeme planının satırlarındaki vade tarihlerine göre belirlenir. Çek/senetlerde ise bordro tarihi değil (ödeme planı olmadığı için) çek ya da senedin vade tarihi dikkate alınır.
Ödeme / tahsilat planları, satınalma ve satış işlemlerinde, ödenmesi gereken tutarlar için zaman planlamasının yapıldığı kayıtlardır. Finans modülü, Ana Kayıtlar altında yer alır. Ödeme / tahsilat planları ile, ödeme tipi ve yapılacak ödemelerin tarihleri, erken veya geç ödeme yapılması halinde uygulanacak faiz oranları belirlenir. Vade farkının hesaplanması için geç ödeme ve erken ödeme alanlarına bilgi girilmesi zorunludur. Satırlarda, ödemenin ne şekilde yapılacağı belirlendikten sonra ödemenin kaç parça halinde yapılacağı, vade tarihleri ve bu tarihlerde ödenmesi gereken tutarlar formül ve koşul alanlarından yapılan seçime göre veya sabit tutarlar girilerek belirlenir. Ayrıca, belirtilen zamandan önce yapılan ödemeler için yapılacak indirim ilgili satırda indirim alanında yüzde üzerinden belirlenir.
Ödeme planlarında yer alan haftanın günleri ise ödemenin yapılacağı tarihe denk düşen günlerde ödeme yapılıp yapılmayacağını belirlemek için kullanılır. Eğer ödeme planı sonucu ortaya çıkan tarih işaretlenmeyen bir güne denk düşerse, o günden sonraki ilk işaretli günde ödeme yapılması sağlanır.
Örneğin,
ödeme pazar gününe denk geliyorsa ve haftanın günleri alanında pazar günü işaretli değilse ödeme pazartesi yapılır ve geç ödeme faiz oranı dikkate alınmaz; eğer işaretliyse faiz oranı dikkate alınır.
haftanın günleri alanında sadece bir gün örneğin cuma günü işaretliyse, bu, ödemenin mutlaka cuma günü yapılması gerektiği anlamına gelir. Eğer plan sonucu çıkan tarih cumaya denk gelmezse, ödeme bir sonraki cumaya ertelenir ve vade farkı alınmaz.
Ödeme planı tanımında, Formül alanı ödenecek tutarı belirler; bu alana sabit tutar girilebileceği gibi parametreler ve sayısal fonksiyonlar kullanılarak da tutar belirlenebilir.
Formül Alanındaki Fonksiyonlar
Formül Alanındaki Parametreler
Ödeme planı satırlarında, sözkonusu satırdaki ödeme işleminin hangi koşullarda geçerli olacağını belirtmek için kKoşul kolonu kullanılır. (örneğin, tutarın P1/4'ünün nakit olabilmesi için P1> 1200 TL olmalı) Koşul belirlemek için parametreler ile sayısal ve mantıksal fonksiyonlar kullanılır.
Koşul Alanındaki Fonksiyonlar
Koşul Alanındaki Parametreler
Gün, Ay, Yıl Kolonlarının Kullanımı / Vade Tarihinin Belirlenmesi
Ödeme planlarında vadeli ödemelere tarih belirlemek için Gün, Ay ve Yıl kolonlarına bilgi girilir. Bu kolonların kullanımları aşağıdaki gibidir:
Boş bırakılabilir: Bu durumda fiş / fatura tarihindeki gün, ay ve yıl bilgisi geçerlidir; fatura peşinmiş gibi işlem görür. Tüm kolonlar boş bırakılabileceği gibi bazıları da boş bırakılabilir. Bu durumda ise sadece boş bırakılan kolon için fatura tarihi geçerlidir. Örneğin ay kolonu boş ise, faturanın kesildiği ay geçerlidir.
Sabit rakam girilebilir: Gün, Ay ve Yıl kolonlarının hepsine veya bazılarına sabit rakamlar girilebilir. Sabit rakam girilen kolon değişkenliğini kaybeder. Örneğin ay kolonuna 12 yazıldığında, plan satırının tarihi Aralık ayında sabitlenmiştir. Gün ve yıl bilgileri değişebilir.
"+" karakteri ile birlikte rakam girilebilir: Bir kolona girilen + işareti, içinde bulunulan yıl, ay veya güne, "+" işaretinden sonra yazılacak rakam kadar ekleme yapılacak anlamına gelir. Örneğin Gün kolonuna "+5" yazılırsa, bu faturanın kesildiği günden beş gün sonrası anlamına gelir. Aynı şekilde ay kolonuna "+1" yazılırsa, faturanın kesildiği aydan bir ay sonrası anlamına gelir.
"-" karakteri ile birlikte rakam girilebilir: Bir kolona girilen "-" işareti, içinde bulunulan yıl, ay veya günden "-" işaretinden sonra yazılacak rakam kadar çıkarma yapılacak anlamına gelir. Örneğin Gün kolonuna "-15" yazılırsa, faturanın kesildiği günden on beş gün öncesi anlamına gelir. Aynı şekilde ay kolonuna "-6" yazılırsa, faturanın kesildiği aydan, altı ay öncesi anlamına gelir.
"H" karakteri ile hafta bilgileri girilebilir (Gün kolonunda): "H" karakterinden sonra yazılan rakam haftanın kaçıncı günü olacağını, başına yazılan rakam ise kaçıncı hafta olacağını belirler. Örneğin Salı günü için "H2" yazılır. Fatura ayının 3. Perşembesi diyebilmek için "3H4" yazılmalıdır. Fatura tarihinden 2 hafta sonraki Pazartesi (Fatura tarihi Pazartesi ise o günde dahil) diyebilmek için "+2H1" yazılmalıdır.
Gün, Ay ve Yıl kolonlarının kullanım örnekleri aşağıda yer almaktadır:
Hareket gören bir ödeme planı değiştirilebilir ve çıkartılabilir. Ancak bu, verinin güvenliği açısından tehlikelidir. Çünkü ödeme planları kullanıldıktan sonra üzerinde yapılan değişiklikler önceki hareketleri de günceller ve borç takip sisteminde ciddi hatalar meydana gelir.
Fiş ve faturalara ödeme planı girilmezse, hareket peşinmiş gibi işlem görür ve Borç Takip penceresine işlem tarihine göre tek satır olarak yansır.
Ödeme planı satırına parametre girilmiş fakat, Gün ve Tarih kolonu boş olursa fiş veya fatura yine peşinmiş gibi işlem görür.
Cari hesap tanımında belirtilen ödeme planı işlem sırasında fiş veya faturaya otomatik gelir; istenirse değiştirilir.
Ödeme planı fatura geneline bağlanabileceği gibi, faturada yer alan satırlara da bağlanabilir. Satırdaki malzeme için ödeme planı mevcut ise, fatura geneline bağlanan ödeme planı dikkate alınmaz.
Borç Takip Penceresinde Fişler
Bir cari hesaba kesilen fişler Borç Takip penceresine aşağıdaki gibi yansırlar:
Faturalar Borç
Alım İade Faturası Perakende Satış Faturası
Toptan Satış Faturası
Verilen Hizmet Faturası
Verilen Fiyat Farkı Faturası
Faturalar Alacak
Mal Alım Faturası
Alınan Hizmet Faturası
Müstahsil Makbuzu
Perakende Satış İade Faturası
Toptan Satış İade Faturası
Satınalma Fiyat Farkı Faturası
Cari Hesap Fişleri Borç
Açılış Fişi (B)
Nakit Ödeme Fişi
Borç Dekontu
Virman Fişi (B)
Verilen Vade Farkı Faturası
Kredi Kartı İade Fişi
Cari Hesap Fişleri Alacak
Açılış Fişi (A)
Nakit Tahsilat Fişi
Alacak Dekontu
Virman Fişi (A)
Alınan Vade Farkı Faturası
Kredi Kartı Fişi
Çek/Senet Bordroları Borç
Çek Çıkış C/H (Ciro)
Senet Çıkış C/H (Ciro)
Çek Çıkış C/H (Kendi çekimiz)
Senet Çıkış C/H (Kendi senedimiz)
Çek/Senet Bordroları Alacak
Çek Giriş
Senet Çıkış
Banka Havaleleri Borç Gönderilen Havaleler
Döviz Satış Belgesi
Banka Havaleleri Alacak
Gelen Havaleler
Döviz Alış Belgesi
Yukarıda yer alan tüm fişlere birer ödeme planı bağlanmışsa, bu fişler Borç Takip penceresinde vade tarihleriyle yer alırlar. Eğer fişlere herhangi bir ödeme planı bağlı değilse, pencerede işlem tarihleriyle yer alırlar.
Satış sipariş fişi "ödemeli" bir fiş ise, Borç Takip penceresinde "Borç" kolonunda yer alır.
Kasadan yapılan diğer işlemler Borç Takip penceresine tek satır halinde, hem "Borç", hem "Alacak" kolonlarında ve "Kalan" kolonunda "Peşin Ödendi" ibaresi ile kapatılmış olarak yansırlar. Çünkü kasadan yapılan tüm işlemler peşindir.
Fişlerde ve Faturalarda Ödeme Hareketleri Penceresi
Ödeme Hareketleri penceresi fiş ve faturalarda F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alır. Ödeme Hareketleri penceresinde, fiş ve fatura geneli ve satırları için geçerli olan ödeme planına göre planlanmış ödeme hareketleri tarih, ödeme tutarı ve geç/erken faiz oranları bilgileri ile yer alır. Ödeme planında yer alan satırlar, Ödeme Hareketleri penceresinden değiştirilebilir. Ödeme planı bağlanmamış fiş ve faturalar için ödeme işlemleri, Ödeme Hareketleri penceresinden planlanabilir ve Borç Takip penceresine yansır.
Faturada yer alan cari hesaba ait bir ödeme planı mevcut değilse fatura geneline ait ödeme planı Ödeme Hareketleri penceresine yansır. Eğer genele bir ödeme planı bağlanmamışsa satırlarda yer alan malzemelere ait ödeme planları hareketler penceresinde görünür. Aksi halde, eğer cari hesaba, fatura geneline ve fatura satırlarına ait ödeme planı mevcut değilse fatura peşinmiş gibi işlem görür; ödeme işlemi Ödeme Hareketleri penceresinde tek satır halinde görünür.
Faturanın bazı satırlarına ödeme planı bağlanmış, bazılarına bağlanmamışsa, satırda ödeme planı olan malzemeler için satırdaki ödeme planları, olmayanlar için ise fiş geneline girilen ödeme planı dikkate alınır. Eğer fiş geneline herhangi bir ödeme planı bağlı değilse, o zaman bu satırlar peşinmiş gibi işlem görürler. Faturada her satır için bir ödeme planı bağlanmış ise genele bir ödeme planı girmenin bir anlamı yoktur. Çünkü satırlardaki her bir malzeme için, o malzemeye ait satırda girilmiş olan ödeme planı dikkate alınır ve genele girilen ödeme planı kullanılmaz. Vade farkı faturalarında ise satır kavramı olmadığından, bu faturalarda genele girilen ödeme planı dikkate alınır. Fiş geneline bir ödeme planı bağlanmamışsa, hareket peşinmiş gibi işlem görür.
Fiş / faturaya bağlı veya Ödeme Hareketleri penceresinden girilen ödeme planı parçalı bir ödeme planı ise F9 menüsünde yer alan "Ortalama Ödeme" seçeneği ile ödeme planındaki satırların ortalama vade hesabı yapılır ve tek satır halinde ortalama gün, tutar ve faiz bilgileri ile pencerede yer alır. Fiş veya fatura kaydedilmeden önce Ödeme hHareketleri penceresi hangi durumda ise (parçalı/ortalama), kaydedildikten sonra Borç Takip penceresine o şekilde (tek satır yada parçalı satırlar halinde) yansır.
Ortalama Ödeme Hesabı:
Ortalama ödeme hesaplanırken "Parçalı Ödeme" ekranındaki satırların Gün ve Ödeme Tutarı kolonlarının ağırlıklı ortalaması bulunur.
Örnek:
Ödeme hareketleri penceresi aşağıdaki gibi ise:
Ortalama ödeme şu şekilde hesaplanır:
Öncelikle, hesaplama yapabilmek için bir referans tarihi belirlenir. Belirlenen referans tarihine göre gün hesabı yapılır. Yukarıdaki örnek için alınan referans tarihi 10 / 07'dir. Belirlenen referans tarihi hesaplama sonucunu etkilemez.
(1*100)(15*300)(35*700)(81*200)+ 100+ 300+700+200 45200 = 34,77 35 1300
Hesaplama sonucu çıkan rakamı referans tarihine eklediğimizde (10 / 07 /2006 + 35 gün), ortalama ödeme tarihi 14 / 08 /2006 olarak bulunur.
İndirimli Ödemeler
Borç takip işlemlerinde borç kapatma tarihine kadar ödeme yapılması durumunda, ödeme tutarına indirim uygulanabilir. İndirimli ödemelerde uygulanacak indirim yüzdesi fatura üzerinden ulaşılan Ödeme Hareketleri penceresinde ya da ödeme / tahsilat planı satırında "İndirim" alanında belirtilir. Belirtilen indirim yüzdesi, satırdaki borcun belirtilen tarihe kadar ödenmesi durumunda ödeme tutarına yapılacak olan indirim yüzdesidir.
İndirim oranı belirtilen satırda erken ödeme faizi kaydedilmez. İndirim yüzdesi girilmeden önce erken ödeme faizi olsa bile, indirim yüzdesi girildiğinde bu değer sıfırlanır.
Şartlara göre değişen indirim oranı verilmez. Örneğin ilk 7 gün için %14 indirim yapılacaktır denemez. Ancak tarih alanına girilen tarihe kadar yapılan ödemelerde uygulanacak olan indirim oranı girilebilir.
Cari Hesap ve Banka Fişlerinin İndirimli Ödeme İşlemi ile İlişkilendirilmesi
Faturaları borç takip ile kapatabilmek için nakit ödeme, nakit tahsilat cari hesap fişleri veya banka havale fişleri (gönderilen/gelen) kullanılır. Fatura satış faturası ise nakit tahsilat, gelen havale fişleri, satınalma faturası ise nakit ödeme, gönderilen havale fişleri kullanılır.
Cari hesap ve banka fişlerinde Cari Hesap Kodu alanında işleme ait cari hesap belirtilir. Daha sonra F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alan İndirimli Ödemeler seçilir. Fişin kapatabileceği faturaların ödeme hareket satırları listelenir. Fiş ile kapatılacak indirimli ödeme işlemi seçilir. Seçilen fişteki tutar bilgisi cari hesap veya banka fişi Borç/Alacak kolonuna aktarılır. Nakit (İndirimli) alanına ödeme hareketine uygulanmış olan indirim sonucunda ödenmesi gereken tutar aktarılır.
Borç Takip penceresinde faturaya ait ödemenin indirimli ödeme yapılan fiş tarafından kapatılmış olduğu görülür.
İşlem muhasebeleştirildiğinde yapılan indirim, ödemede indirim hesabı altında muhasebeleştirilir ve izlenir.
Faturalarda Borç Takip Penceresi
Faturalarda bu pencereye getirilecek bilgiler için:
Öncelikle faturanın satırlarındaki her bir malzeme için Ödeme Planı kolonuna girilmiş olan bilgi dikkate alınır. Eğer o malzeme için bir ödeme planı tanımlı ise fatura satırına öndeğer olarak gelir. Tanımlı değilse ya da değiştirilmesi gerekiyorsa kullanıcı bu alana müdahale edebilir.
Fiş satırlarına girilen ödeme planlarından sonra fiş geneline girilen ödeme planına bakılır. Buraya cari hesap kartında tanımlanmış olan bir ödeme planı varsa öndeğer olarak gelir ve kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Cari hesap kartında ödeme planı tanımlı değil ise kullanıcı tarafından ödeme planı girilebilir.
Ancak hem satırlarda, hem de fiş genelinde ödeme planı tanımlı değilse fişte hiç ödeme planı olmadığından Borç Takip penceresinde fatura vade tarihi işlem tarihine eşit olan ve faiz oranı sıfır olan tek parçalık bir hareket olarak görüntülenir.
Bir malzeme faturasının bazı satırlarına ödeme planı bağlanmış, bazılarına bağlanmamışsa, satırda ödeme planı olan stokların tutarı için satırdaki ödeme planları, olmayanlar için ise fiş geneline girilen ödeme planı dikkate alınır. Eğer fiş geneline herhangi bir ödeme planı bağlı değilse, o zaman bu satırlar ödeme planı olmayan işlemlerle aynı şekilde değerlendirilirler.
Malzeme faturalarında her satır için bir ödeme planı bağlanmış ise genele bir ödeme planı girmenin bir anlamı yoktur. Çünkü satırlardaki her bir malzeme tutarı için, o satıra ait olan ödeme planı dikkate alınır ve genele girilen ödeme planı kullanılmaz.
Diğer İşlemlerde Borç Takip Penceresi
Faturaların dışındaki diğer işlemlerde çok satırlı yapılar olmadığından işlem geneli için bir adet ödeme planı tanımlanabilir.
Eğer işlemin bir ödeme planı var ise Borç Takip penceresinde bu plana göre parçalama yapılır. Ödeme planı girilmediyse o zaman hareket vade tarihi işlem tarihine eşit, erken ödeme ve gecikme faizleri sıfır olan tek parçalık bir hareket olarak görüntülenir.
Borç/Alacak Durum Raporu: Cari hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamlarının listelendiği rapordur. Raporda sıralama cari hesap koduna yada unvanına göre yapılabilir. Cari hesap kod, unvan, statü, özel kod, yetki kodu, ticari işlem grup kodu ve grup şirketi kod bilgileri verilerek filtreleme yapılabilir. Kayıt Türü alanında yapılan seçime göre sadece alıcı, satıcı, alıcı+satıcı tipindeki cari hesaplar için rapor alınabilir. Ayrıca, borç/alacak bakiye aralığı verilerek bakiyesi istenen aralıktaki cariler için listeleme yapılabilir.
Borç/Alacak Toplamları: İstenen tarih aralığında, cari hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamlarının yerel para birimi ve işlem dövizi cinsinden listelendiği rapordur. Filtreleme yapılarak belirlenen koşullarda rapor alınabilir.
Borçlu Cari Hesaplar: Yalnızca borçlu olan cari hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamlarının yerel para birimi ve işlem dövizi üzerinden listelendiği rapordur.
Alacaklı Cari Hesaplar: Yalnızca alacaklı olan cari hesaba ait borç, alacak ve bakiye toplamlarının yerel para birimi ve işlem dövizi üzerinden listelendiği rapordur.
Ödeme Plan Listesi: Finans modülünde yer alan ödeme / tahsilat planlarının formül, koşul, ödeme tarihleri, erken/geç ödeme faiz oranları ve ödeme günleri bilgileri ile listelendiği rapordur. Filtreleme yapılarak istenen ödeme planına ait rapor alınabilir.
Tahsilat Listesi: Verilen tarih aralığında, borçlu olan cari hesaplardan yapılacak tahsilatların işlem dövizi, yerel para birimi ve raporlama dövizi üzerinden listelendiği rapordur. Ara toplam filtre seçeneği kullanılarak tahsilatlar günlük, haftalık yada aylık aralıklarla listelenebilir.
Ödeme Listesi: Verilen tarih aralığında cari hesaba yapılacak olan ödemelerin işlem dövizi, yerel para birimi ve raporlama dövizi üzerinden listelendiği rapordur. Ara toplam filtre seçeneği kullanılarak ödemeler günlük, haftalık yada aylık aralıklarla listelenebilir.
Ayrıntılı Tahsilat Listesi: Cari hesapla yapılan işlemlerin ve yapılacak olan tahsilatların işlem tarihi ve vade tarihlerine göre listelendiği rapordur. Raporda, ödeme planı bazında vade tarihlerine göre yapılacak tahsilatların yanı sıra cari hesaba ait toplam borç, alacak ve bakiye bilgileri de yer alır. Filtre seçeneklerinde verilen referans tarihi baz alınarak ortalama gün hesaplanır ve raporda ortalama vade tarihi bilgisi ile birlikte yer alır. Filtre seçeneklerinde yer alan "İşlem Tarihi" cari hesaba kesilen fatura tarihidir; tarih verildiği taktirde verilen tarihe kadar olan faturalara ait tahsilatlar listelenir. Raporda yer alan bir diğer önemli filtre "Borç Kapama" filtresidir. Bu filtrede "İşlem Yapılmayacak" seçilirse, cari hesaba ait borç ve alacaklar Borç Takip penceresindeki son haliyle listelenir. "Kapanmamışlar Kapatılacak" seçilirsecari hesabın kapanmamış borçları FIFO yöntemine göre kapatılır ve listelenir. "Tümü Kapatılacak" seçilirse, program daha önce yapılmış olan borç kapama işlemlerini dikkate almaz tüm açıkta kalan borçları ve daha önce kapatılmış olanları tekrardan kapatır.
Ayrıntılı Ödeme Listesi: Cari hesapla yapılan işlemlerin ve cari hesaba yapılacak olan ödemelerin işlem tarihi ve vade tarihlerine göre listelendiği rapordur. Raporda, ödeme planı bazında vade tarihlerine göre yapılacak ödemelerin yanı sıra cari hesaba ait toplam borç, alacak ve bakiye bilgileri de yer alır. Filtre seçeneklerinde verilen referans tarihi baz alınarak ortalama gün hesaplanır ve raporda ödemeler için geçerli ortalama vade tarihi bilgisi ile birlikte yer alır. Filtre seçeneklerinde yer alan "İşlem Tarihi" cari hesabın kestiği fatura tarihidir; tarih verildiği taktirde verilen tarihe kadar olan faturalara ait ödemeler listelenir. Raporda yer alan bir diğer önemli filtre "Borç Kapama" filtresidir. Bu filtrede "İşlem Yapılmayacak" seçilirse, cari hesaba olan borç ve alacaklar Borç Takip penceresindeki son haliyle listelenir. "Kapanmamışlar Kapatılacak" seçilirse cari hesaba olan kapanmamış borçlar FIFO yöntemine göre kapatılır ve listelenir. "Tümü Kapatılacak" seçilirse, program daha önce yapılmış olan borç kapama işlemlerini dikkate almaz tüm açıkta kalan borçları ve daha önce kapatılmış olanları tekrardan kapatır.
Borç Kapama filtresinde yer alan "Kapanmamışlar Kapatılacak" ve "Tümü Kapatılacak" filtreleri tamamen raporlama amaçlıdır. Programda borç takip sistemiyle ilgili herhangi bir işlem gerçekleşmez.
Kapanmamış Faturalar: Cari hesaba yapılan satış ve cari hesaptan yapılan satınalma sonrası kapanmamış, açıkta bekleyen tüm faturaların borç, alacak, kapanan ve kalan tutar bilgileriyle listelendiği rapordur. "Rapor Detayı" ve "Cari Hesap Gruplama" filtrelerine "Evet" denildiği taktirde, raporda, fatura borç ve alacak bilgileri yanında ilk fatura tarihinden itibaren ödeme ortalama vadesi ile ilk fatura tarihinden itibaren ödeme tarihi bilgileri ve cari hesap toplam bakiyesi cari hesap bazında yer alır.
Borç Takip Raporu: Cari hesaba ait borçların ve ödemelerin toplu olarak alındığı, ortalama ödeme ve gecikme sürelerinin ve güncel vade farkının izlendiği rapordur. Vade farkı hesaplaması için gereklidir. Geç/erken ödemelerin izlenebilmesi için raporda kapanan işlemler de görünür. Borç Takip Raporu ödeme / tahsilat sistemine dayalı olarak çalışır. Kartlar ve işlemlerde ödeme plan kodu verilerek ödeme ve tahsilatların bu plana uygun olarak yapılması sağlanır. İşlemlerde geçerli olacak valör ve vade farkı faiz oranı da yine bu ödeme planında verilmektedir. Güncelleştirme filtresi açıkta kalan borçların güncel yada kapanmış olarak raporlanması için kullanılır. Belirli bir tarihte ödeme yapıldığında ne kadar faiz ödeneceği bilgisinin alınabilmesi için bu filtre seçeneği "Borç Kapama" olarak işaretlenmelidir. Filtre seçeneklerinde yer alan "Rapor Tarihi" işlem tarihiyle vade tarihi aralığıdır; verilen iki tarih aralığında kalan işlemler listelenir.
Borç Takip Raporunda ve Vade Farkı Faturasında Vade Farkı Hesabı
Vadeli bir işlemin vade tarihi geldiğinde nakit olarak ya da ters bakiyeli bir işlem tarafından kapatılması gereklidir. Vade tarihinden daha önce ya da daha sonra kapatılması durumunda ilgili cari hesap aşağıdaki yöntemle hesaplanan tutar kadar borçlu veya alacaklı duruma geçer. Bu tutara da Vade Farkı adı verilir.
Vade Farkı Hesaplaması= Kapanan Tutar * Faiz Oranı * Gün Sayısı / 30
Yukarıdaki formülde yer alan Faiz Oranı o cari hesabı borçlandıran / alacaklandıran işlemler sırasında kullanılmış olan ödeme planında yer alan faiz oranıdır ve bu oran aylık olduğu için vade farkı hesaplanırken Kapanan Tutar, Faiz Oranı ve Gün Sayısı birbirleriyle çarpıldıktan sonra 30'a bölünürler.
Gün Sayısı ise cari hesabın borcunu vade tarihinden önce veya sonra ödemesi durumunda yapılan "Gün Sayısı= Kapanma Tarihi - Vade Tarihi" işlemi sonucu bulunan gün sayısıdır.
Cari hesabın ödemesinde gecikme var ise vade farkı "borç", önceden ödeme var ise "alacak" verir.
Vade Farkı Faturası Bir cari hesap için yukarıda açıklanan nedenlerden dolayı vade farkı oluşmuş ise bunun o cari hesaba faturalanması dolayısıyla tahsil edilmesi gerekir. Bu işlem vade farkı faturası ile yapılır. Vade farkı faturaları ikiye ayrılırlar:
Alınan Vade Farkı Faturası: Bu fatura, cari hesabın borcunu vade tarihinden önce ödemesi durumunda o cari hesap tarafından firma için kesilir. Yani bu fatura tutarını hesaplayıp kesmek cari hesabın işidir. Kullanıcı bu faturayı sadece programa girer ve kaydeder. Bu fatura Borç Takip Raporu'nda iki satır halinde yer alır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar "alacak" olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar "borç" olarak listelenir.
Verilen Vade Farkı Faturası: Bu fatura ise eğer cari hesap borcunu vade tarihinden sonra ödemiş ise firma tarafından hesaplanarak kesilir. Bu fatura da Borç Takip Raporu'na iki satır halinde yansır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar "borç" olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar "alacak" olarak listelenir.
Bu faturada cari hesaba ait vade farkını otomatik olarak hesaplamak için Tutar alanında F9 menü tuşu yardımı ile "Vade Farkı Hesaplama" seçeneği kullanılarak Vade Farkı Hesaplama Raporu ile hesaplanır. Bu rapora ait filtreler ve kullanılış şekilleri şöyledir:
Döviz Türü: Cari hesaba ait hangi işlem döviziyle yapılmış işlemlere vade farkı uygulanmak isteniyorsa o döviz türü seçilir.
Güncelleştirme:
Güncel
Borç Kapatma
Bu filtrede Güncel seçeneği seçilirse, Borç Takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınır. Borç Kapatma filtresi seçildiği zaman ise rapordaki İşlem tarihi filtresindeki tarih itibariyle ve "Borç Kapama" filtresindeki seçime uygun olarak tüm işlemler kapatılır ve oluşan bakiye, aynı tutarda ters bir satır ile sıfırlanır.
Borç Kapama:
İşlem Yapılmayacak
Kapanmamışlar Kapatılacak
Tümü Kapatılacak
Bu filtrede İşlem Yapılmayacak seçeneği ile Borç Takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınması sağlanır. Kapanmamışlar Kapatılacak seçeneği seçilirse, Borç Takip penceresinde kapatılmamış olan tüm işlemler kapatılarak rapor alınabilir. Tümü Kapatılacak seçeneği seçildiğinde ise Borç Takip penceresindeki kapatma hareketleri dikkate alınmadan FIFO yöntemine göre tüm hareketler kapatılır.
İşlem Tarihi: Öndeğer fişe girilen tarih gelir. İşlem tarihi filtresinde verilen tarihe kadar girilmiş olan işlemler göz önüne alınır ve diğer filtreler de bu tarihe göre kullanılarak rapor alınabilir.
Bütün filtreler uygun şekilde seçildikten sonra alınan raporda cari hesabın borç ya da alacak bakiyesine bakılmaksızın bir vade farkı hesaplanır.
Eğer hesaplanan vade farkı o cari hesap için "alacak" bakiyesi veriyorsa faturaya aktarım yapılmaz. Çünkü kesilen fatura verilen vade farkı faturası olduğundan bu faturaya aktarılan vade farkları bakiyeleri "borç" olmalıdır ki o fatura cari hesap tarafından firmaya kesilebilsin.
Vade Farkı Hesaplama Raporu'nda hesaplanmış olan vade farkı tutarı cari hesap için "borç" bakiyesi veriyorsa faturaya aktarılır. Aktarım yapılırken genellikle bir ödeme planı eklenir. Çünkü bu fiş de sonuçta bir faturadır ve zamanında ödenmesi gerekmektedir. Bunun için yeni bir ödeme planı sistem tarafından eklenir. Eklenen ödeme planına ilişkin bilgiler aşağıdaki gibidir:
Kodu: VFF-0001
Günler: Hepsi
Faiz Oranı: Cari hesap kartında daha önceden bir ödeme planı tanımlı ise o ödeme planının faiz oranı burada kullanılır. Eğer cari hesap kartında bir ödeme planı tanımlı değilse ya da tanımlı olan ödeme planında faiz oranı 0 ise o zaman vade farkı faturası sırasında eklenen ödeme planının da faizi 0 olur.
Satırlar: Bu ödeme planı tek satırlık bir ödeme planıdır. "Formül" alanında P1 (KDV dahil işlem tutarı) parametresi bulunur. "Gün" alanında ise aşağıdaki formüle göre hesaplanmış olan bir sayı bulunur.
Ortalama= Vade Farkı1 * Vade Tarihi1 + Vade Farkı2 * Vade Tarihi2+.....
Vade Tarihi Vade Farkı1Vade Farkı2.......
ve Ortalama Vade Tarihi > Fatura Tarihi olmak üzere,
Gün Sayısı= Ortalama Vade Tarihi - Fatura Tarihi
Ortalama vade tarihi fatura tarihinden küçük ise gün sayısı negatif çıkacağından bununla ilgili bir ödeme planı getirilmeyecektir.
Ortalama vade tarihi hesaplanırken kullanılan vade farklarından "alacak" olanlar ortalama vade tarihi hesabı işlemine "eksi" olarak girer.
Ortalama Gecikme Nasıl Hesaplanır?
Cari Hesabın Ortalama Gecikmesi ve Bizim (Firmanın) Ortalama Gecikmesi şeklinde ikiye ayrılır. Her ikisi de aynı formül kullanılarak hesaplanır.
Aralarındaki tek fark farklı işlem grupları için hesaplama yapılmasıdır.
Cari Hesabın Ortalama Gecikmesi: Cari hesaba ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir. Cari hesaba ait işlemlerin hangileri olduğu aşağıda verilmiştir.
Bizim (Firmanın) Ortalama Gecikmesi: Firmaya ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir.
Bu işlemleri hangileri olduğu aşağıda verilmiştir.
Kullanılan Formül:
Ortalama Gecikme= ((Ödeme tar. 1 - Vade tar. 1) * Tutar1) + ((Ödeme tar. 2 - Vade tar. 2) *Tutar2) + .... / Toplam Tutar
Özet Adat Raporu: Borç Takip Raporu'nun özet olarak alındığı rapordur. Borç takip raporunun toplam kolonlarını gösterir. Raporda firma ve cari için toplam "Borç" ve "Alacak" kolonlarının yanı sıra ortalama ödeme, ortalama gecikme gün bilgileri ile müşteri bazında ne kadar vade farkı oluştuğu bilgileri yer alır.
Raporda vade farkından doğan borç/alacak adatlar cari hesap bazında ayrı ayrı dökülür. Ayrıca firma ortalama ödemesi ve gecikmesi ve cari hesap ortalama ödemesi ve gecikmesi alanlarını da Borç Takip Raporu'ndan alarak getirir.
"Borç Adat" alanına cari hesabın vade farkı alanına borç olarak geçen tutarların toplamı gelir. "Alacak Adat" alanına cari hesabın vade farkı alanına alacak olarak geçen tutarların toplamı gelir.
Borç Yaşlandırma Raporu: Geçmişe ait, yapılmamış tahsilatların toplamını gösteren rapordur. Borç Takip Raporu'nda kapanmamış olan hareketlerin borç veya alacak toplamları hesaplanarak bu rapora yansırlar. Bu yüzden Borç Yaşlandırma Raporu'nun kontrolü Borç Takip Raporu ile beraber yapılmalıdır. Borç Yaşlandırma Raporu aynı Tarih filtresi kullanıldığında Borç Takip Raporu ile birebirdir. "0"'ı bugün kabul edersek, ileride kapatılması gereken borç ve alacaklar ilk kolonda, geçmişteki kapanmamış yani gecikmiş tüm borç ya da alacaklar verilen yaşlandırma aralığına göre diğer kolonlarda listelenir. Rapor kolonlarında "0" olarak görünen yer bugündür. Default filtrelerle alındığında raporun ilk kolonunda mali yıl başından itibaren bugünkü tarihten bir önceki tarihe kadar hesaplama yapıldığı göz önüne alınmalıdır. Borç Yaşlandırma Raporu'nun ilk kolonuyla birebir karşılaştırma yapmak için, Borç Takip Raporu'nda bitiş tarihi; günün tarihi - 1 olarak verilmelidir. "Tarih" filtresi kullanılmadığında Borç Yaşlandırma Raporu'nda ileri tarihlerden gelen kapama işlemleri de hesaba katılacağından borç/alacak karşılaştırması yapılması zordur. Bu yüzden Borç Takip Raporu tüm borç kapama türü filtreleri için ayrı ayrı alınıp gerekli kapama işlemlerinden sonra borç/alacak hesaplanmalı ve Borç Yaşlandırma Raporu'yla karşılaştırılmalıdır. Aynı filtreler kullanılarak bu iki raporun karşılaştırılması gerektiği unutulmamalıdır. Borç Takip Raporunda kapama işlemi kısmen yapıldığında, borç/alacak tutarından kapanan tutar çıkarılıp, kalan borç/alacak tutarı kapanmamış işlemlerin üzerine eklenerek hesaplama yapılır.
Yaşlandırma Aralığı: Kolonlara verilen aralığa uygun olarak başlık atar ve hesaplamaları verilen bu aralık bazında yapar.
Yaşlandırma Başlangıcı: Verilen yaşlandırma başlangıcı sadece ilk kolon için geçerlidir. Yaşlandırma başlangıcı olarak verilen gün yaşlandırma şekline uygun olarak günün tarihinden geriye hesaplama yapar. İlk kolon için bu işlemi yaptıktan sonra diğer kolonları verilen yaşlandırma aralığına bağlı olarak kolonları bölmeye devam eder.
Yaşlandırma Şekli – Ay Aralığı: Ay bazında ödenmemiş toplam tahsilatları gösterir.
Gün Aralığı: İstenilen gün periyodunda geriye dönük ödenmemiş tahsilat toplamlarını gösterir. Eksi değerler bizim borcumuzu, artı değerler bize olan borçları gösterir.
Borç Dağılım Raporu: Geleceğe yönelik firmaya yapılacak tahsilatları listelemede kullanılır. Cari hesapların kapanmamış borçlarının dönemlere listelendiği rapordur. Borç Takip Raporu'nda kapanmamış olan hareketlerin borç veya alacak toplamları hesaplanarak bu rapora yansır. Bu yüzden Borç Dağılım Raporu'nun kontrolü Borç Takip Raporu ile beraber yapılmalıdır. "0"'ı bugün kabul edersek, geçmişteki kapanmamış tüm borç ya da alacaklar ilk kolonda, ileride kapatılması gereken borç ve alacaklar da verilen dağılım aralığına göre diğer kolonlarda listelenir. Rapor kolonlarında "0" olarak görünen yer bugündür. Default filtrelerle alındığında raporun ilk kolonunda mali yıl başından itibaren bugünkü tarihten bir önceki tarihe kadar hesaplama yapıldığı göz önüne alınmalıdır. Borç Dağılım Raporu'nun ilk kolonuyla birebir karşılaştırma yapmak için, Borç Takip Raporu'nda bitiş tarihi; günün tarihi - 1 olarak verilmelidir. Borç Dağılım Raporu aynı tarih filtresi kullanıldığında Borç Takip Raporu ile birebirdir. "Tarih" filtresi kullanılmadığında borç dağılım raporunda ileri tarihlerden gelen kapama işlemleri de hesaba katılacağından borç/alacak karşılaştırması yapılması zordur. Bu yüzden Borç Takip Raporu tüm borç kapama türü filtreleri için ayrı ayrı alınıp gerekli kapama işlemlerinden sonra borç/alacak hesaplanmalı ve Borç Dağılım Raporu'yla karşılaştırılmalıdır. Aynı filtreler kullanılarak bu iki raporun karşılaştırılması gerektiği unutulmamalıdır. Borç Takip Raporu'nda kapama işlemi kısmen yapıldığında, borç/alacak tutarından kapanan tutar çıkarılıp, kalan borç/alacak tutarı kapanmamış işlemlerin üzerine eklenerek hesaplama yapılır.
Detaylı Ortalama Vade Raporu: Özet Adat Raporu'nun daha ayrıntılı şeklidir. Raporda, verilen referans tarihine göre ortalama vade bilgisi yer alır.