e İrsaliye Nedir?
e-İrsaliye Uygulaması elektronik belge biçiminde düzenlenen irsaliyelerin, taraflar arasında dolaşımını güvenli ve sağlıklı biçimde sağlamak amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığınca oluşturulan bir uygulamadır. Önceden tanımlanmış kullanıcıların UBL-TR standardında ve elektronik belge olarak düzenledikleri irsaliyeleri, belirlenen veri aktarım protokolü aracılığı ile gönderen taraftan alıcı tarafa iletimini sağlayan mesajlaşma alt yapısıdır.
e-İrsaliye düzenlemek isteyen mükellefler, yalnızca sistemde tanımlı olan alıcılara irsaliye düzenleyebilir. Aynı şekilde e-İrsaliye almak isteyen mükellefler de yalnızca uygulama üzerinden irsaliye düzenleyen mükelleflerden irsaliye alabilirler. Dolayısıyla irsaliye düzenlemek veya irsaliye almak isteyen mükelleflerin karşılıklı olarak sistemde tanımlı olmaları gerekmektedir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğe göre;
Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230 uncu maddesinin beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi” belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler bu maddenin konusunu oluşturmaktadır.
01.01.2018 tarihinden itibaren isteğe bağlı, 01.07.2018 tarihinden itibaren zorunlu olarak, e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcıların e-İrsaliye Uygulamasına dahil olması ve sevk irsaliyelerini Tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen usul ve esaslara göre e-İrsaliye düzenlemeleri zorunludur.
Bu Tebliğde düzenlenen e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
Belirtilen tarihten sonra 433 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nin 15.inci maddesinde belirtilen uygulamadan (e-Faturanın kağıt çıktısının irsaliye yerine geçer belge olarak kabul edilmesi uygulaması) yararlanılması mümkün bulunmamaktadır.
Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru Esasları:
e-Fatura mükellefleri , e-İrsaliye keseceklerdir. Mükellefler e-İrsaliye Uygulamasından;
a) Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla,
b) e-İrsaliye Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla,
c) Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla,
olmak üzere üç yöntemden herhangi birini seçerek yaralanabilir.
Temel e-İrsaliye senaryosu, tacirlerin birbirlerine e-İrsaliye gönderip teslim alınan malların kabulü hakkında bilgilendirmelerinde tarafların rollerini, e-İrsaliye düzenleme iş akışını ve bu akışta e-İrsaliye Yanıtının (receipt advice) kullanımını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Bu senaryo, yapılacak satışlar dolayısıyla e-İrsaliye düzenlenmesi ve karşılığında söz konusu malların kabul veya kısmi kabulü için e-İrsaliye Yanıtı düzenlenmesine ilişkin iş akışlarını ve rolleri açıklamak amacıyla hazırlanır.
Senaryo Kapsamı
Bu senaryo;
a) Her ölçek ve sektördeki alıcı ve satıcıları,
b) Her türlü mal satışı nedeniyle e-İrsaliye düzenlenmesini,
c) e-İrsaliyeyi alan tarafın satıcıya e-İrsaliye Yanıtı (receipt advice) düzenleyerek iletmesini kapsar.
Taraflar ve Rolleri
1. Gönderici : e-İrsaliye düzenleyerek alıcıya gönderen taraftır. (Satıcı taraftan farklı olabilir).Düzenlediği belgeyi elektronik ortamda alıcısına iletir.
2. Alıcı : Malları teslim alan taraftır. (Satınalan taraftan farklı olabilir). Alıcı malları teslim aldıktan sonra, malların tümünün ya da belli kalemlerinin kabulü/reddi için e-İrsaliye Yanıtı belgesi düzenler ve belgeyi elektronik ortamda iletir.
Tip: Yanıt oluşturulması zorunlu olmamakla beraber, yanıt malların kabul/reddini bildirmek amacıyla kullanılabilir. e-İrsaliye yanıtı iade işlemleri için kullanılmaz. Mal iadelerinde yeni sevk e-İrsaliyesi düzenlenip, belge elektronik ortamda iletilir.
İş Süreci
Temel e-İrsaliye senaryosu içerisinde, aşağıda yer alan iş akışları bulunmaktadır:
Gönderilen e-İrsaliye, e-İrsaliye Yanıtı düzenlenerek yanıtlanır,
e-İrsaliyede yer alan malların tümünün ya da belli kalemlerinin kabulü alıcı tarafından e-İrsaliye Yanıtı düzenlenerek gerçekleştirilir.
Aktivite Diyagramı
Logo'da e İrsaliye Gönderimi
Birim Tanımında e-İrsaliye Kullanıcı Bilgilerinin Girilmesi
Birimin e-İrsaliye sistemini kullanacağı birim tanımı e-Dönüşüm penceresi kullanıcı bilgileri alanında yer alan e-İrsaliye Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir.
Birim tanımı Bağlı Kurum olarak yapılırken, e-İrsaliyelerin bağlı kurum ya da organizasyonel birim bazında gönderilip alınacağı e-İrsaliye kullanıcısı seçim kutucuğu yanında yer alan seçenek alanından belirlenir. Bu alan genel birim ya da işyeri tanım kartlarında yer almaz.
Eğer "Bağlı Kurum Bazında" seçilirse, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarının doldurulması zorunludur. Aynı şekilde Adres penceresinde yer alan Ülke Kodu alanının da doldurulması zorunludur. "Organizasyonel Birim Bazında" seçilirse bu alanlar organizasyonel birime ait ve e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenen genel birim ve işyeri tanım kartlarında doldurulmalıdır.
Bağlı Kurumların e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi ve e-İrsaliyelerin Bağlı Kurum Bazında seçilmesi durumunda, Vergi Numarası mutlaka girilmelidir. Vergi numarası girilmeden tanım bilgileri kaydedilmeyecektir. Şahıs şirketleri bu alana TC Kimlik Numara bilgisini yazmalıdır.
Firmanın e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda bilgi girilmesi zorunlu alanlar aşağıda belirtilmiştir:
Firma Unvanı
İl
İlçe
Cadde
Ülke-Ülke Kodu
e-İrsaliye Gönderici Birim Etiketi
e-İrsaliye Posta Kutusu Etiketi
e-Mail Adresi
Telefon
Vergi Numarası
Vergi Dairersi
Kurum Tipi: Gerçek Kişi ise;
İşveren > Adı
İşveren > Soyadı
İşveren > T.C. Kimlik No (Vergi No Zorunlu Değil)
İşveren > e-Mail Adres
Etiket Mekanizması
Bir e-İrsaliye kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt irsaliyede ev, iş veya değişik illerdeki adresi için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-İrsaliye sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir.
e-İrsaliye sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta Kutusu’dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir.
Etiket bir adres gibi kullanıldığından irsaliye gönderecek kurumların irsaliyelerinin ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi https://efatura.gov.tr/eirsaliyekayitlikullanicilar.html adresinde yayımlanmaktadır.
e-İrsaliye Kayıt Numaralama Şablonlarının Tanımlanması
İrsaliye Numarasının GİB’in belirlediği formata uygun üretilebilmesi için kayıt numaralama şablonu sistemde öndeğer olarak tanımlıdır. Sistem İşletmeni program bölümünde Kayıt Numaralama Şablonları seçenekleri arasında e-Dönüşüm / e-İrsaliye başlığı ile yer almaktadır.
Bu şablonda İrsaliye No için numara uzunluğu 16 hanelidir ve sabit değerler içerir. Numaralama şablonu açıldığında aşağıdakiler öndeğer olarak gelir.
a. Sabit 3 karakter : “IRS”
b. Sabit 4 karakter yıl seçimli : YYYY
c. Kalan 9 hane nümerik artan olarak üretilir.
Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle “1” rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.
Şablon Satış İsaliyelerinde ve Satınalma İade İrsaliyelerinde kullanılır. İrsaliyede seçilen cari hesap “e-İrsaliye Kullanıcısı” olduğunda şablona uygun numara üretilir.
e-İrsaliye Sistemi ile Çalışan Alıcı ve Satıcıların Belirlenmesi
Cari Hesap Kartı / e-Dönüşüm sayfasında cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olduğu e-İrsaliye Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir. (Bu seçenek, çalışılan birimin e-İrsaliye kullanıcısı olması halinde aktif olur.) e-İrsaliye uygulamasını ne şekilde kullanacağı ise Senaryo başlığı altındaki Temel Senaryo seçilerek belirlenir.
Cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda, e-İrsaliye alım ve gönderimlerinde gerekli olan etiket bilgileri Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi alanlarından doldurulur. Bir irsaliye kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir.
Cari Hesap e-Dönüşüm sekmesindeki Etiket Bilgisi alanında Sevkiyat Adresi seçimi yapıldığında ise, kullanıcı ilgili firmaya e-İrsaliye gönderirken sevkiyat adresi kartında yer alan Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketi bilgileri kullanılır. Böylece gönderim sevkiyat adresi bazında yapılır. Cari hesap e-İrsaliye kullanıcısı ise ve Etiket Bilgisi alanında “Sevkiyat Adresi” seçili ise cari hesaba bağlı Sevkiyat Adresi kartında posta kutusu ve gönderici birim etiketi bilgilerinin girilmesi zorunludur.
Cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olması durumunda, Genel Bilgiler sekmesindeki Adres ve Ülke Kodu; Ticari Bilgiler sekmesindeki Vergi Numarası; e-Dönüşüm sekmesinde ise e-İrsaliye Gönderici Birim Etiketi ve e-irsaliye Posta Kutusu Etiketi alanları mutlaka doldurulmalıdır. Bu bilgiler girilmeden cari hesap tanımı kaydedilmeyecektir.
e-Dönüşüm Bilgilerini GİB’den Sorgulama
Cari Hesap kartı F9 menüsünde yer alır. Webservis aracılğyla GİB’den alınan mükellef listesinde cari hesabın vergi no (şahıs şirketi ise TCKN) bilgisi e-İrsaliyeler için sorgulanır. İlgili vergi numarasına veya kimlik numarasına karşılık gelen bir kayıt bulunusa, cari hesap kartı üzerindeki “e-İrsaliye Bilgileri” bölümleri mükellef listesndeki bilgilerle doldurulur. Bilgiler daha önce kaydedilmiş ancak işlem sonucu mükellef listesindeki cari hesabın vergi no/TCKN bilgisi ile eşleştirilmezse ilgili alanlar silinir. Bu alanlar:
“e-İrsaliye Kullanıcısı” kutucuğu işareti
Etiket Bilgisi alanlarının bilgi girilebilir alan olması
Posta Kutusu/Gönderici Birim Etiketi bilgilerinin dolu olması
Senaryo alanının bilgi girilebilir olması
“Geçiş Tarihi” alanı bilgileridir.
e-İrsaliye Uygulaması ile Gelen İrsaliye Ekleri
e-İrsaliye uygulaması ile giden irsaliye türleri Satınalma İade İrsaliyesi, Perakende Satış İrsaliyesi, Toptan Satış İrsaliyesi, Konsinye Çıkış İrsaliyesi, Tanımlı Satış İrsaliyeleri, Transfer Fişi ve kullanıcı Tanımlı tranfer fişleridir. Bunun yanında e-İrsaliye uygulaması ile gelen irsaliye türleri Satınalma İrsaliyesi, Perakende Satış İade İrsaliyesi, Toptan Satış İade İrsaliyesi, Konsinye Çıkış İade İrsaliyesi, ve Konsinye Giriş İrsaliyeleri’dir.
İrsaliyelerde, Cari Hesap alanında ve Organizasyonel Birim alanında seçilen cari hesabın ve birimin e-İrsaliye kullanıcı olması durumunda, irsaliyelerde e-Dönüşüm Detayları sekmesinde e-İrsaliye kutucuğu işaretli duruma geçer.
e-İrsaliye uygulaması ile gönderilecek irsaliyenin tipi, e-İrsaliye Bilgileri penceresinde yer alan e-İrsaliye Senaryo alanında belirlenir. Senaryo “Temel İrsaliye” senaryosudur. Cari hesap kartında yapılan seçim irsaliyeye aktarılır. e-İrsaliye Bilgileri e-İrsaliye bilgileri, e-İrsaliye kullanıcısı cari hesap seçilerek “e-İrsaliye” olarak belirlenen irsaliyelerde yer alır. Taşımada kullanılan vasıta ve sürücü hakkında bilgilerin girildiği alandır. Adı, Soyadı, T.C Kimlik No, Plaka No ve Dorse No alanlarını içerir. Bilgi girişi zorunlu değildir. Satıcı Bilgileri (Zincir Teslim) Malzemelerin sevkiyatını sağlayan cari hesap ile ürünleri satan cari hesabın farklı olduğu durumlarda irsaliyeyi kesen tarafın sevkiyatı sağlayan cari hesap, ürünleri satan tarafın ise farklı bir cari hesap olduğu ayrımının yapıldığı alandır. Sevkiyatı yapacak olan Asıl Satıcı seçimi yapılır.
Satış İrsaliye e-Dönüşüm Detayları
e-İrsaliye
Satış İrsaliyesinin e-İrsaliye olup olmadığını belirten alandır.Cari Hesap alanında ve Organizasyonel Birim alanında seçilen cari hesabın ve birimine-İrsaliye kullanıcı olması durumunda, irsaliyelerde e-Dönüşüm Detayları sekmesinde e-İrsaliye kutucuğu işaretli duruma geçer.
Sanal e-İrsaliye
Giden e-İrsaliyelerde, organizasyonel birim e-İrsaliye kullanıcısı ancak cari hesabın e-İrsaliye kullanıcısı olmadığı gönderimlerde, irsaliyeler Sanal e-İrsaliye olarak gönderilir. İrsaliyenin e-Dönüşüm Detayları sekmesinde Sanal e-İrsaliye kutucuğu otomatik olarak işaretli duruma geçer.
Senaryo
e-İrsaliye uygulamasının ne şekilde kullanılacağı Senaryo başlığı altındaki Temel İrsaliye seçilerek belirlenir.
e-Arşiv
Satış İrsaliyesnin e-Arşiv olup olmadığını belirten alandır. e-Fatura kapsamına girmeyen faturalar e-Arşiv şeklinde otomatik olarak işaretlenir.
Online Satış Faturası
E-Arşiv kapsamındaki faturaların online satış işleminden geldiğini belirtmek için işaretlenir. Organizasyonel birim e-Arşiv kullanıcısı, faturaya seçilen cari hesap e-Fatura kullanıcısı değil ise bu alana e-Arşiv seçeneği gelir.
e-Arşiv Belge Detayı
e-Arşiv bilgileri, faturalama türü e-Arşiv olarak belirlenen perakende satış, toptan satış, konsinye çıkış irsaliyelerin e-Dönüşüm Detayları sekmesinde e-Arşiv Belge Detayı seçeneği ile girilir. Kurum ve fişte belirtilen cari hesap e-Arşiv kullanıcısı olmalıdır.
e-Arşiv kullanıcısı olan cari hesap tanım kartları içerisinde belirtilen gönderim şekli öndeğer olarak alana gelir ancak değiştirilebilir.
Bu penceredeki bazı alanlar zorunludur. Örneğin; Gönderim Şekli alanının değeri “Belirtilmemiş” olduğunda, e-Arşiv bilgileri kaydedilmemiş sayılır. Bu durumda irsaliye kaydedilmez.
e-Arşiv Belge Detayı bilgisine sahip bir irsaliye Faturala işlemi ile faturalanırsa e-Arşiv belge detayı bilgileri de faturaya aktarılır. Fatura üzerinden belge detayında bir değişiklik yapılırsa da irsaliyeye de yansır.
“Toplu İrsaliye Faturalama” işlemi sonucu oluşan faturanın “e-Arşiv Belge Detayı” na, irsaliyelerin sırasına göre “e-Arşiv Belge Detayı” bulunan ilk irsaliyenin bilgisi aktarılır.
e-İrsaliye Bilgileri
e-İrsaliye bilgileri, e-İrsaliye kullanıcısı cari hesap seçilerek “e-İrsaliye” olarak belirlenen irsaliyelerde yer alır. Taşımada kullanılan vasıta ve sürücü hakkında bilgilerin girildiği alandır. Adı, Soyadı, T.C Kimlik No, Plaka No ve Dorse No alanlarını içerir. Bilgi girişi zorunlu değildir.
e-İrsaliye tipindeki irsaliyenin tarihinde değişiklik yapıldığında Cari Hesap tanım kartında yer alan Geçiş Tarihi alan değeri ile karşılaştırılır. Geçiş Tarihi İrsaliye Tarihinden büyükse irsaliyenin e-İrsaliye özelliği kalkar ve kağıt irsaliye olarak işlem görür, küçükse e-İrsaliye olarak işlem görür.
Satıcı Bilgileri
Zincir Teslim: Malzemelerin sevkiyatını sağlayan cari hesap ile ürünleri satan cari hesabın farklı olduğu durumlarda bu alan işaretlenir. Zincir Teslim alanı işaretlendiğinde irsaliyeyi kesen tarafın sevkiyatı sağlayan cari hesap, ürünleri satan tarafın ise farklı bir cari hesap olduğu ayrımı yapılır.
Asıl Satıcı: Asıl Satıcı alanı, malzemeleri satan cari hesabı belirtmek için kullanılır. Bu alanda seçimi yapılan cari hesap İrsaliye başlık bilgisinde seçimi yapılan cari hesaptan farklı olarak, ürünlerin sevkiyatını gerçekleştiren cari hesaptır. Kısacası İrsaliye başlık bilgisinde bulunan cari hesap satıcı, bu alanda seçilen cari hesap ise malzemelerin sevkiyatını sağlayan cari hesaptır.
VKN/TCKN: Asıl Satıcı alanında seçimi yapılan cari hesaba ait "Vergi No/T.C. Kimlik No" değeri alana otomatik olarak gelir.
Zincir Teslim olan e-İrsaliyelerde seçili olan Organizasyonel Birim malzemelerin sahibi değil sevkiyatından sorumlu taraftır.